Pautas para el cobro de cheques de negocios

Muchas pequeñas empresas, especialmente los minoristas, empoderan a los consumidores al aceptar varias formas diferentes de pago por productos o servicios. Algunos minoristas permiten que los clientes cobren un cheque comercial, generalmente un cheque de nómina, y cobran una tarifa nominal por el servicio o cobran el cheque gratis si la factura del cliente excede cierta cantidad. Aunque cambiar un cheque comercial puede mejorar la lealtad y la satisfacción del cliente, los dueños de negocios deben pensar cuidadosamente sobre los riesgos y las recompensas, y luego establecer las políticas de aceptación adecuadas.

Normas de política

Establezca reglas claras sobre qué tipos de cheques pueden ser aceptados. En general, las compañías no aceptan cheques con fecha posterior, cheques con más de 90 días de antigüedad o cheques con un valor de más de $ 10, 000. El límite de $ 10, 000 se relaciona con las leyes federales de lavado de dinero; cualquier transacción que involucre $ 10, 000 en efectivo requiere que se presente un informe de transacciones en efectivo con el Servicio de Impuestos Internos.

Capacite a sus empleados para inspeccionar los cheques comerciales para verificar que cada cheque tenga una fecha, un nombre del beneficiario, un monto en dólares con cifras y texto coincidentes, una firma, el nombre del pagador y los números de cuenta en el borde inferior del cheque. Indíqueles que hagan que su cliente firme el reverso del cheque en presencia del secretario.

Si su empresa cobra una tarifa de servicio por cobrar un cheque comercial, publique esta información en un lugar visible para evitar confusiones.

Verifica aprobaciones

Los minoristas generalmente no tienen forma de saber si un cheque comercial es válido, así que considere suscribirse a un servicio de intercambio de información, como Telecheck, para obtener aprobaciones instantáneas de cheques comerciales. Además, brinde a los empleados pautas para determinar qué tan grande es un cheque y cuántos cheques pueden cobrar por un cliente determinado antes de obtener la aprobación de la gerencia.

Identificación del cliente

Al igual que con los cheques personales, los empleados deben verificar la identidad de sus clientes y asegurarse de que la identificación presentada coincida con el nombre y la dirección impresos en el cheque comercial. Indique a los empleados que deben registrar el número de identificación y la fecha de vencimiento de cada licencia de conducir válida o tarjeta de identificación emitida por el estado en el reverso del cheque y verifique la firma de endoso con la identificación.

Fraude y Recuperación

Publique públicamente sus políticas sobre cheques sin fondos. Muchos proveedores cobran una tarifa fija por cada cheque devuelto, a menudo de $ 15 a $ 30 por incidente, y vinculan la responsabilidad con el cliente y no con la compañía que emite el cheque. Asegúrese de que una política de aceptación de cheques por escrito informe al cliente de que ella es responsable si el cheque debe rebotar por cualquier motivo.

Monitoree los boletines de la Comisión Federal de Comercio (FTC, por sus siglas en inglés) sobre las diversas redes de fraude organizadas que operan en su área y monitoree las alertas de la FTC para detectar posibles fraudes entre los clientes.

Endosos

Capacite a sus empleados sobre cómo detectar problemas comunes de aprobación. Estos desafíos incluyen cheques de terceros (cheques que se hacen pagaderos a una persona, que firma el reverso y escribe, "paga al orden de" otra persona) y cheques que requieren firmas múltiples. Por ejemplo, un cheque pagadero a un esposo y esposa debe ser firmado por ambas partes.

No permita que los empleados acepten cheques con endosos restrictivos. Por ejemplo, algunas personas escribirán "sin recurso" en un cheque, lo que significa que la compañía que cambia el cheque acepta que si hay un problema con el cheque, entonces la compañía no puede reclamar daños a la persona que lo presentó.