Diferentes estilos de cartas de negocios

Los correos electrónicos y los textos han reemplazado a las cartas en muchas áreas de nuestras vidas, pero saber cómo escribir una carta comercial profesional es esencial para los propietarios de pequeñas empresas. Ya sea que esté escribiendo a proveedores, clientes o un posible socio financiero, su carta se refleja en usted y su negocio. Una carta mal diseñada puede darle al lector la impresión de que carece de las habilidades y el profesionalismo para dirigir su negocio.

Tres estilos

Los tres estilos aceptables de cartas comerciales son bloque, bloque modificado y semibloque. Los tres difieren más en donde comienzan las líneas. En el estilo de bloque, todas las líneas comienzan en el margen izquierdo. Si elige un estilo de bloque modificado, comience todas las secciones de la carta, excepto la dirección de retorno y las líneas de cierre, incluida su firma, en el margen izquierdo; Comience las excepciones en el centro de su página. El estilo de semibloque es idéntico al bloque modificado, excepto que debe sangrar la primera línea de cada párrafo del cuerpo de la letra.

Fuente, márgenes y espaciado

Use una fuente Arial de 12 puntos o Times New Roman para que su carta sea fácil de leer. Establezca márgenes de 1 pulgada sin importar el estilo que elija para darle a su carta un aspecto profesional. El espacio uniforme alrededor de su carta mantiene el aspecto ordenado y hace que sea más fácil de leer. Si está usando el estilo de bloque, siempre salte una línea después de su dirección de devolución (o encabezado) antes de incluir una fecha. Si está utilizando un bloque modificado o un bloque semimodificado, la opción es suya si desea omitir una línea antes de la fecha. En todos los estilos, salte una línea entre cada sección de su carta y entre los párrafos del cuerpo de la carta.

Secciones

Las cartas comerciales tienen varias secciones. El encabezado incluye su dirección de retorno, la fecha y la dirección del destinatario. El saludo o saludo son los siguientes, seguidos del cuerpo, el cierre y la línea de la firma. Incluya siempre su dirección de devolución completa, aunque puede incluir su dirección de correo electrónico y números de teléfono y fax si lo desea. Incluya en el encabezado la información de identificación del destinatario, como su departamento, si la tiene. Comience su saludo con "Estimado" seguido del título personal o profesional de la persona. Use dos puntos después del saludo. Cierre su carta con "Atentamente", seguida de una coma. Salta cuatro líneas y escribe tu nombre y título. Firma la letra sobre tu nombre.

Consideraciones

Mantenga su estilo consistente a lo largo de la carta. A menos que sea necesario para una composición adecuada, no ponga en cursiva, negrita ni subraye las palabras. A menudo, estos estilos se usan para enfatizar ciertas palabras al escribir de manera informal, pero prestan una falta de profesionalidad a la escritura de negocios. En lugar de un bloque sólido de texto en el cuerpo, divídalo en varios párrafos fáciles de leer. Pídale a alguien que revise su carta para detectar errores y problemas de claridad antes de enviarla.