Las funciones de un programa de gestión de archivos

Mantener los datos computarizados organizados es crítico para cualquier negocio. Las empresas a menudo tienen muchos documentos organizados en carpetas por cliente, fecha u otro criterio para que se puedan encontrar rápidamente. Un programa de administración de archivos es una herramienta para organizar archivos en carpetas en su computadora, así como para localizar, mover, abrir y copiar archivos existentes. Windows Explorer es un ejemplo de este tipo de utilidad, y existen programas equivalentes para Apple macOS, varias distribuciones de Linux y los sistemas operativos para teléfonos inteligentes iOS y Android. Hoy en día, también puede usar una herramienta de administración de archivos basada en la nube para organizar y almacenar sus datos personales o comerciales de forma remota.

El propósito del Explorador de Windows

Si está utilizando Microsoft Windows, es posible editar archivos en programas como Microsoft Word o Excel, guardarlos y abrirlos de nuevo utilizando esa pieza particular de software.

A menudo, querrá navegar a través de su disco duro o almacenamiento externo, como memorias USB para archivos particulares. También es posible que desee reorganizar sus archivos en nuevas jerarquías de carpetas para que pueda encontrarlos fácilmente. Por ejemplo, si ejecuta una pequeña empresa, puede organizar los archivos inicialmente por cliente y luego crear una segunda capa de carpetas organizándolas por año o mes cuando las carpetas comienzan a estar abarrotadas de archivos.

Usando el Explorador de Windows

Windows Explorer, un programa de utilidad de archivos incluido con Microsoft Windows, conocido como File Explorer a partir de Windows 10, le permite navegar por la jerarquía de archivos, crear nuevas carpetas y arrastrar archivos de una carpeta a otra. También puede cambiar el nombre de los archivos, hacer doble clic en ellos para abrirlos en la aplicación asociada o eliminarlos de su unidad. No debe confundirse con Internet Explorer, una línea de herramientas de navegador web de Microsoft.

Abra la herramienta Explorer haciendo clic en el menú Inicio y buscándola por nombre o haciendo clic en el icono de carpeta en la barra de tareas de Windows.

Usando otros sistemas operativos

Si no está ejecutando Windows en su oficina, puede usar herramientas equivalentes para administrar los archivos en su computadora.

En una computadora Mac, use la herramienta Finder incorporada de Mac. Haga clic en el icono del Finder en la base del sistema y navegue por los archivos y carpetas de su Mac.

Si está ejecutando Ubuntu Linux, el administrador de archivos predeterminado se llama Nautilus . En un teléfono con Android, generalmente hay un administrador de archivos instalado cuando compra el teléfono, y puede instalar administradores de archivos adicionales a través de la tienda Google Play. Los iPhones de Apple se envían con un administrador de archivos llamado Archivos, y puede instalar administradores adicionales a través de la App Store.

Cuando instale un administrador de archivos de terceros en su computadora o teléfono, asegúrese de que provenga de una fuente en la que confíe, ya que tendrá permisos para leer, escribir y reorganizar sus archivos.

Herramientas de gestión de archivos basadas en la nube

Las herramientas basadas en la nube para almacenar y administrar archivos son cada vez más frecuentes para el uso comercial y personal. Muchas de estas herramientas pueden sincronizar automáticamente los datos entre sus dispositivos y crear una jerarquía de carpetas y archivos en un servidor remoto al que incluso puede acceder desde un navegador web.

Algunas de las herramientas populares en esta categoría incluyen Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive y Apple iCloud . Muchos servicios en la nube le proporcionan una cantidad limitada de almacenamiento gratuito, y puede pagar por espacio de almacenamiento adicional según sea necesario. Algunos sistemas para usuarios avanzados le permiten almacenar datos utilizando otros sistemas de nube, como el Servicio de almacenamiento simple de Amazon. Busque un servicio que satisfaga sus necesidades a un buen precio.

Por lo general, puede manipular archivos y carpetas directamente a través de la interfaz web o de la aplicación de teléfono inteligente del sistema en la nube o permitir que sincronice las estructuras de carpetas y archivos que ya existen en sus dispositivos.

Muchos proveedores de la nube también proporcionan cuentas comerciales que pueden ser útiles para permitir que varios empleados o personas en una organización compartan archivos y configuren los permisos de seguridad adecuados.