Procedimientos de inventario de activos fijos

Los activos fijos son elementos utilizados por las empresas para ayudar a producir ingresos y, a menudo, tienen un valor significativo. Los activos fijos difieren de otros gastos comerciales, como papel o tinta, porque los artículos se utilizan durante largos períodos de tiempo en lugar de ser consumidos inmediatamente. Por ejemplo, las empresas utilizan vehículos, equipos informáticos y otras máquinas para completar las tareas en curso para la organización. Estos artículos son la piedra angular de una organización; por lo tanto, los activos se rastrean para evitar robos y para tener en cuenta factores importantes como el precio de compra.

Definir las limitaciones del dólar

Las organizaciones incluyen elementos en las listas de inventario de activos fijos que son valiosos para la entidad. Por ejemplo, los restaurantes incluyen hornos y refrigeradores en las listas de inventario de activos fijos, pero no incluyen gastos misceláneos de oficina. Los propietarios definen arbitrariamente las limitaciones en dólares para los artículos que se incluirán o excluirán de los inventarios de activos fijos. Si bien las limitaciones varían según la entidad, un propietario puede requerir que las adquisiciones de equipos por un valor de más de $ 1, 000 se incluyan en un inventario de activos fijos. Las compras por debajo de esta cantidad se consideran demasiado insignificantes para realizar un seguimiento de forma continua.

Capitalizar

Cuando un artículo se incluye en el inventario de activos fijos, el artículo se capitaliza. En otras palabras, el elemento se incluye como un activo en el balance general de la entidad. La Universidad de California requiere que los elementos considerados para la capitalización se adquieran para el uso de la entidad y no estén destinados a la inversión o reventa. Además, el artículo debe estar destinado a ser utilizado por la entidad por un período superior a un año. Al revisar una lista de activos fijos, la administración debe asegurarse de que las partidas capitalizadas en el balance de una entidad estén incluidas en la lista de inventario.

Documento

Kofax Software Co. señala que se necesita documentación como facturas, órdenes de compra y contratos como respaldo para funciones de contabilidad relacionadas con activos fijos. Las listas de inventario de activos fijos a menudo incluyen un identificador único, como un número de serie, el precio de compra del artículo, el año de compra y la vida útil esperada del artículo. La gerencia debe asegurarse de recopilar la documentación adecuada, ya que la copia de seguridad sirve como prueba del valor del elemento registrado en el balance general y es necesaria si la entidad se somete a una auditoría del estado financiero.

Mantener

El mantenimiento de un inventario de activos fijos preciso requiere que la administración realice un seguimiento de las adquisiciones, disposiciones, artículos dañados y obsoletos. Muchas entidades solicitan la asistencia de un software de seguimiento de activos fijos para ayudar a mantener las listas de inventario. El software proporciona las capacidades para rastrear electrónicamente los activos utilizando etiquetas de activos con códigos de barras que permiten a la administración localizar fácilmente los artículos. Las entidades más pequeñas con pocos activos fijos pueden no necesitar invertir en software; sin embargo, mantener una lista de inventario precisa puede evitar sobrepagos de seguros y reducir los impuestos a la propiedad.