Cinco pasos de un proceso de licitación

Muchas pequeñas empresas buscan expandir su mercado mediante la licitación de proyectos más grandes o más a largo plazo. Los contratos pueden incluir solicitudes gubernamentales de propuestas (RFP) o compañías que buscan ser el proveedor principal de un producto o servicio en particular para un acuerdo de gran conglomerado. Al ofertar por un contrato, siga cinco pasos básicos para mejorar sus posibilidades de obtener el contrato.

Investigación y planificación

Este paso toma el tiempo para establecer las calificaciones de su empresa para satisfacer las necesidades del proyecto. Es fundamental saber que su empresa tiene la experiencia y los recursos para satisfacer las necesidades de un contrato importante. En la fase de investigación y planificación, considere su propio plan de negocios como un recurso para obtener información. Utilice la información de solicitud de licitación del contrato, y luego extraiga los detalles relevantes de su propio plan de negocios y perfeccione para el proyecto. Investigue más sobre la compañía y publique la solicitud de oferta para comprender la misión y la visión de la compañía. Utilizará toda esta información para estructurar su oferta de manera que se adapte a las necesidades de la solicitud.

Preparando la Oferta

La creación de la oferta requiere un plan de negocios personalizado para resaltar cómo su empresa puede cumplir con la solicitud de oferta. Tenga en cuenta los costos de los materiales, el plazo y la mano de obra necesarios para completar la oferta. Recuerde que una oferta no siempre se otorga al precio más bajo, sino que se otorga a la empresa que mejor puede atender las necesidades de la oferta. Revise los costos, asegúrese de que sean precisos y justifique los costos, según las necesidades del proyecto. Sea claro si está proporcionando servicios de descuento o premium y por qué es beneficioso para el proyecto.

Presentar la oferta

La mayoría de las agencias gubernamentales que buscan una RFP o una Solicitud de cotización (RFQ) utilizan portales en línea para presentar ofertas. Asegúrese de saber cómo funcionan los portales y de que el envío vaya al lugar correcto con la documentación correcta adjunta en un archivo PDF combinado. La Administración de Pequeños Negocios (SBA) local es un buen recurso para ayudar a navegar los sistemas gubernamentales. Si la oferta es para una organización en el sector privado, descubra el mejor método de entrega de ofertas. Si bien los formatos digitales son ampliamente aceptados porque se distribuyen fácilmente a las partes interesadas, algunas organizaciones pueden querer ofertas impresas. Sigue sus reglas para establecer tu profesionalidad.

Plataforma de presentación

Si ha realizado todo el trabajo a través de la fijación de precios y la presentación de la oferta, es posible que tenga la oportunidad de reunirse con el equipo de decisión que está revisando la oferta. En el mundo digital de hoy, espere presentarse en persona o mediante reuniones en línea. Esté preparado para responder preguntas sobre la oferta, proporcione detalles adicionales con respecto a los precios o los plazos. Esta es a menudo la etapa en la que se le puede preguntar si esta es su oferta "mejor y final". Tome una decisión si hay espacio para realizar ajustes e informe al grupo que puede proporcionar una oferta revisada si es necesario. Asegúrese de detallar qué cambia por un precio más bajo, ya sea la calidad de los materiales, la experiencia laboral o cualquier otro factor que afecte el producto final.

Obtención de la adjudicación del contrato

Asegúrese de averiguar cuándo se adjudicará el contrato. Si bien estos plazos están sujetos a cambios, usted querrá establecer sus calendarios y darse el tiempo suficiente para hacer los preparativos necesarios para cumplir con el contrato. Las agencias de adjudicación no van a esperar que un proyecto comience inmediatamente después del premio, pero tendrá que iniciar el diálogo para establecer las fechas de inicio. Manténgase en comunicación con el líder de su agencia, anote cualquier solicitud de cambios en el alcance y proporcione ajustes al contrato para ellos. Sea profesional y entregue a tiempo para aumentar sus posibilidades de futuros premios de licitación.