Lista de verificación de auditoría financiera

El propósito de una auditoría financiera es triple. Lo primero es confirmar que existen procedimientos para gobernar una empresa y obtener niveles de ganancia óptimos. El segundo es verificar el cumplimiento con todas las agencias reguladoras aplicables. Y tercero, proteger a todas las partes interesadas de negocios del riesgo de prácticas fraudulentas. Con ese fin, todas las empresas, ya sean públicas o privadas, deben realizar auditorías periódicas para proteger su seguridad financiera. Como mínimo, se debe utilizar una lista de verificación de auditoría fundamental y una auditoría administrada por un comité imparcial dentro de la empresa. Sin embargo, el curso más prudente es que una empresa de auditoría externa calificada realice una auditoría dos veces al año.

Presupuestos y estados financieros

Un negocio sensato tiene un conjunto de presupuestos y estados financieros que les permite monitorear y medir la salud financiera de la empresa hasta el final del año. Los presupuestos se deben juntar al comienzo de cada año para ingresos y gastos específicos, y luego monitorearse mensualmente. Los cuatro estados financieros principales, el balance general, el estado de resultados, el estado del patrimonio de los propietarios y el estado de flujos de efectivo, deben revisarse para verificar su exactitud, integridad y cumplimiento con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

Documentación de la transacción

Todas las transacciones financieras deben documentarse en el libro mayor de la compañía. Ya sea que esté documentada en forma manual o con un sistema electrónico, cada transacción debe registrarse de manera consistente con suficiente información para identificar quién la creó y con qué propósito. Cada uno debe ser sellado con la fecha de la transacción.

Ingresos y costos de venta

El personal de auditoría debe realizar pruebas de los ingresos y del costo de ventas en el libro mayor y los estados financieros posteriores. Las entradas de ventas deben confirmarse mediante la prueba del envío de productos; prestación de servicios; o cálculos contables de porcentaje de finalización, que permiten a las empresas registrar ingresos periódicos en contratos a largo plazo. Las entradas de costos de ventas deben cronometrarse adecuadamente con las entradas de ingresos asociadas y deben verificarse para verificar su exactitud.

Aprobaciones de gastos

Todos los gastos, ya sean pagados en efectivo o con cheque, deben regirse por procedimientos escritos y deben controlarse con los niveles adecuados de aprobación antes del pago. Los cheques y los fondos de caja chica deben estar cerrados con un acceso mínimo. Se debe requerir y verificar una doble firma para la liberación de efectivo o cheques, incluidos los gastos de nómina.

Cuentas de acumulación

Deben existir acumulaciones para establecer reservas de balance para pagos pendientes. Esto debe incluir elementos tales como el dinero adeudado por los salarios ganados de los empleados en espera del procesamiento de la nómina, los ingresos por vacaciones o días de enfermedad y los acuerdos de bonificaciones o comisiones. Las acumulaciones también deben ser financiadas por impuestos estatales, locales y federales debidos por propiedad, ventas o ingresos, según lo exige la ley.

Balance de Prueba

El "balance de prueba" de una compañía incluye los valores de todas las cuentas a partir de una instantánea en el tiempo. Los procedimientos de auditoría deben confirmar los saldos con especial atención a la conciliación de los principales. La documentación debe proporcionarse en apoyo de los saldos de las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar, en forma de informes detallados de vencimiento. El inventario y los activos fijos deben confirmarse por artículo, cantidad y valor, con verificación de recuentos de ciclos periódicos para confirmar la precisión durante todo el año. Los saldos de efectivo deben ser confirmados a través de la conciliación con los estados de cuenta bancarios.

Separación de tareas

Es imperativo verificar la separación de tareas para todas las transacciones financieras, para proporcionar controles internos que ayuden a prevenir errores o actividades fraudulentas. Por ejemplo, la persona que escribe una orden de compra no debe poder emitir un cheque para pagar a un proveedor. En las pequeñas empresas, esto puede ser un reto. Sin embargo, el personal de finanzas puede solicitar personal de otros departamentos para respaldar dichos controles y balances.

Contratos Principales

Debido a que los contratos importantes con proveedores o clientes pueden afectar en gran medida la condición financiera de una empresa, todos los acuerdos deben revisarse para confirmar que la empresa cumple con sus obligaciones contractuales. Esto incluye una revisión de arrendamientos importantes, acuerdos de compra y venta, pólizas de seguro o cualquier otra obligación por escrito de la compañía.

Estatutos y actas de reuniones

Los estatutos adoptados por la junta directiva en beneficio de la empresa y las partes interesadas deben documentarse y revisarse para verificar el cumplimiento de todas las directivas. Las actas de las reuniones corporativas también deben revisarse para confirmar que se hayan tomado las medidas adecuadas para abordar los problemas tratados durante estas reuniones.

Confirmar el cumplimiento normativo

Se deben realizar auditorías para confirmar el cumplimiento con todas las agencias reguladoras que gobiernan el negocio. Esto debe incluir la presentación de impuestos locales, estatales o federales. También debe incluir el cumplimiento con las agencias que requieren informes periódicos de estadísticas u otras acciones para reducir los riesgos físicos o mantener un entorno empresarial financieramente sólido.