Explicación para el formulario W-9 para pequeñas empresas

Muchas pequeñas empresas utilizan el formulario W-9 en el curso normal de los negocios según lo dictado por las regulaciones del Servicio de Impuestos Internos. Es uno de una familia de formas que se utiliza para rastrear los pagos de salarios y es similar al formulario W-4. La principal diferencia es que el W-9 es usado por individuos y compañías que no son empleados y el W-4 es usado por los empleados para declarar a sus dependientes. Ambos formularios se utilizan para certificar el número de identificación del contribuyente del trabajador. La persona exenta de la retención también puede usar los formularios para certificar su estado. La recopilación de información W-9 es un precursor para determinar su responsabilidad de informar los pagos realizados.

Usos

Solicite el formulario W-9 siempre que pague dinero a ciudadanos y extranjeros residentes, compañías organizadas en los Estados Unidos, estados y fideicomisos nacionales. El formulario tiene dos funciones: la certificación del Número de identificación del contribuyente y la certificación de ciertos tipos de exenciones de los impuestos de retención de reserva. El formulario se utiliza para recopilar información crítica por la cual el Servicio de Impuestos Internos le hará responsable. Si no obtiene el formulario, puede estar sujeto a multas.

Como se usa

Proporcione el formulario W-9 en blanco a cualquier nueva persona o compañía que quiera pagar. Están obligados por ley a certificar sus números de identificación de contribuyentes. Debe mantener el registro en el archivo siempre que se le solicite mantener sus registros de declaración de impuestos. Es su prueba de que cumplió con la ley que exige la certificación de los números de identificación del contribuyente. El formulario W-9 es la base para preparar otro formulario conocido como el 1099 para informar realmente el monto que pagó a la persona o empresa.

Disponibilidad

El W-9 es una forma común y está ampliamente disponible. La mayoría de las grandes oficinas de correos de los EE. UU. Tienen un estante con formularios de impuestos y las grandes tiendas de papelería también tienen un suministro. Muchos de los programas de contabilidad empaquetados incluyen software de generación de formularios. El lugar más sencillo para obtener el formulario es el sitio web del Servicio de Impuestos Internos. La ventaja de utilizar el formulario oficial es que puede completarlo en su computadora e imprimirlo para su firma. Las variaciones de la forma oficial son aceptables siempre que proporcionen la misma información crítica.

Retención de reserva

Una persona o empresa tiene 60 días para proporcionar un TIN certificado en respuesta a su solicitud. Si no tienen un número o no certifican el número, se le puede solicitar que establezca una retención de respaldo. Esto implica deducir una parte del pago y entregarlo al Servicio de Impuestos Internos de manera muy similar a otras retenciones. Las reglas y procedimientos para la retención de respaldo en el W-9 pueden ser complejos y debe consultar con el IRS o con un profesional de impuestos para asegurarse de que sigue el procedimiento correcto.