Plan de comunicación eficaz

Un plan de comunicación describe lo que una organización quiere lograr con la información que envía. Enumera los objetivos, las herramientas utilizadas para producir comunicaciones y los destinatarios previstos. El plan describe qué información se compartirá y cómo se distribuirá. El plan también identifica a las personas responsables de la creación y gestión de la información, cuándo debe comunicarse y dónde deben almacenarse los registros.

Contenido

La comunicación incluye publicaciones impresas, material de conferencias y relaciones públicas, documentos legales y contenido en línea. Otros tipos de comunicación incluyen encuestas, informes, discursos y otros documentos de la empresa. Los tipos de comunicación de marketing incluyen boletines de proyectos, testimonios, presentaciones y otros materiales promocionales promocionales. Los mecanismos típicos utilizados para enviar un mensaje incluyen carteles, folletos y sitios web. El plan de comunicación generalmente incluye un calendario para indicar cuándo estarán disponibles los materiales de comunicación. Además, el plan define un método para medir qué tan bien funcionó la comunicación.

Propósito

Un plan de comunicación actúa como una medida proactiva para garantizar que todos tengan la información correcta de manera oportuna. El plan describe quién produce cada tipo de comunicación y con qué frecuencia se actualiza o distribuye. La priorización de las necesidades de comunicación ayuda a la organización a identificar cuánto tiempo debe asignarse a estas tareas en la planificación organizativa general.

Audiencia

El plan de comunicación especifica los tipos de mensajes y quiénes deben recibirlos. La identificación clara de la audiencia y sus necesidades hace que escribir la comunicación sea mucho más fácil. Por ejemplo, los boletines informativos dirigidos a los miembros del personal deben contener detalles sobre los próximos eventos, reconocer el desempeño sobresaliente y solicitar comentarios sobre las declaraciones de la misión y otros puntos de discusión de la organización.

Entrega

Las presentaciones multimedia, los eventos de capacitación grabados, los podcasts y las herramientas de tecnología de medios sociales como wikis, blogs y foros aseguran que los participantes obtengan toda la información que necesitan, cuando la necesitan. Para situaciones de tiempo limitado, el envío de información a través de voz, mensajes de texto y correos electrónicos alerta a todos rápidamente, garantiza que se puedan tomar las mejores decisiones y que todas las personas estén informadas e involucradas.

Revisión histórica

La adición de un historial de revisión a un plan de comunicación garantiza que los cambios en la estrategia de comunicación se documenten. La evaluación de las herramientas y técnicas utilizadas para comunicarse permite a la organización establecer las mejores prácticas y reutilizar las estrategias exitosas en el próximo esfuerzo, ahorrando tiempo y dinero.