Documentos para incluir en un paquete de inicio de trabajo para empleados

Los empleadores temen abrumar a los nuevos empleados con demasiada información sobre el primer día de trabajo del empleado. Hay formas efectivas de presentar y empaquetar información esencial para los empleados sin tener que tirar resmas de papel. Un paquete de bienvenida contiene el papeleo requerido, así como la información que los empleados desearían tener para sentirse cómodos en un nuevo entorno de trabajo.

Oferta de trabajo por escrito

La información básica sobre la compañía, el trabajo y el salario del empleado debe incluirse en una oferta de trabajo por escrito o en un resumen de las expectativas, el salario y los beneficios. Muchos empleadores proporcionan esto a los empleados durante las etapas finales del proceso de selección; sin embargo, también debería formar parte de los materiales de inicio al trabajo para los nuevos empleados. Una de las preguntas que los nuevos empleados hacen con mayor frecuencia son los días de pago: incluya un calendario que indique cuándo comienzan y terminan los períodos de pago, así como las fechas en que los empleados reciben sus cheques de pago. Especifique cuándo el empleado recibirá su primer cheque de pago.

Formularios de impuesto

Los empleados deben completar sus formularios W-4 para que su departamento de nómina pueda calcular las deducciones de impuestos apropiadas. El Formulario W-4 del IRS contiene una hoja de trabajo en caso de que tenga empleados que sean nuevos en la fuerza laboral y no estén completamente familiarizados con la forma de determinar sus exenciones y asignaciones para fines de impuestos sobre la renta. Además, si su estado proporciona formularios de retención de impuestos por separado, estos también deben estar en el paquete de inicio de trabajo del empleado.

Paquete de beneficios

Además de saber cuándo recibirán su primer cheque de pago, los empleados también quieren saber a qué beneficios tienen derecho y cuándo entrarán en vigencia. Podría ser necesario reunir un paquete más pequeño de información que contenga todo lo que un empleado necesita saber con respecto a los beneficios. Incluya formularios de inscripción de seguro de salud, así como información sobre las opciones que tienen los empleados para ahorros de jubilación, plan de compra de acciones, programas de descuentos para empleados y otros beneficios.

Transporte y desplazamientos

Si su compañía proporciona un subsidio de transporte o planes de transporte alternativos, incluya esta información en su nuevo paquete de empleados. Los empleadores ecológicos pueden sugerir opciones de transporte para los empleados. Además, si su empresa tiene una política de teletrabajo o teletrabajo, esto también puede incluirse. Sin embargo, si su política de teletrabajo o teletrabajo es compleja o un acuerdo que requiere autorización, es mejor incluir una declaración de la política de su empresa en el manual del empleado.

Organigrama

Un organigrama o una ilustración de cómo interactúan los departamentos les da a los empleados un sentido del propósito de la compañía y quién está a cargo cuando se trata del liderazgo del departamento. También es útil incluir un mapa de las instalaciones en el paquete de información de su nuevo empleado. Ya sea que su empresa sea autónoma en un edificio o multinacional, los empleados aprecian tener información sobre el diseño físico y las ubicaciones de las oficinas y departamentos.

Manual del Empleado

El manual del empleado o los procedimientos operativos estándar son indispensables para los empleados nuevos. Si su compañía no tiene un manual formal para empleados, ahora es el momento de pensar en crear uno. Incluso las pequeñas empresas deben tener un manual para empleados; un manual puede responder a una multitud de preguntas de nuevos empleados. Además, los manuales para empleados establecen por escrito cuáles son sus expectativas para que sus empleados minimicen la posibilidad de malentendidos o malentendidos.