Las desventajas de usar software de contabilidad

Casi todos los artículos o informes que leen hoy hablan de las ventajas y, a veces, de la necesidad de los propietarios de negocios de incorporar tecnología en todos los aspectos de su negocio. Pero un paquete de software de contabilidad no es necesariamente la mejor idea para todas las pequeñas empresas. Si trabaja por cuenta propia o es dueño de una pequeña empresa, debe considerar la desventaja de utilizar un software de contabilidad, así como las ventajas obtenidas.

Costo

Aunque algunos paquetes de contabilidad para pequeñas empresas tienen un precio razonable, el costo del software no es el único costo de usar el software. El software de contabilidad requiere estándares mínimos para el uso de la computadora con respecto a la memoria RAM, la velocidad del procesador y la memoria del disco duro. Hacer una copia de seguridad de sus datos contables también puede requerir más espacio de almacenamiento que una hoja de cálculo de Excel, que se copia fácilmente en una unidad flash. El soporte técnico para el software puede tener un costo adicional, y puede incurrir en tarifas de licencia anuales para recibir actualizaciones. Si no tiene experiencia en la instalación de software o configuración de contabilidad, también puede incurrir en el costo de contratar a un consultor para que realice esas tareas por usted.

Dificultad

Algunos paquetes de software de contabilidad están diseñados específicamente para no contadores, pero aún experimentará una curva de aprendizaje al convertir a cualquier paquete de software. Si nunca ha utilizado un software de contabilidad, aprender los términos contables, los diseños y determinar una configuración adecuada puede ser más difícil que los beneficios que se obtienen al utilizar el software. Dirigir su propio negocio ya viene con suficiente estrés y agravación. No debe agregar el estrés del software de contabilidad de aprendizaje a la mezcla a menos que sea absolutamente necesario o las ganancias de utilizar el software superen las pérdidas.

Hora

El procesamiento de los gastos y las facturas en el software de contabilidad generalmente toma más tiempo que simplemente registrar el gasto en una libreta de contabilidad o en el software de hoja de cálculo y crear facturas manuscritas o facturas basadas en hojas de cálculo. Si el uso de la computadora no es una parte importante de su rutina diaria, el tiempo requerido para procesar los datos financieros diarios básicos puede ser mayor que cualquier beneficio obtenido del software.

Mantenimiento

Mantener el software de contabilidad no solo incluye realizar actualizaciones al paquete de software de contabilidad, sino también mantener y actualizar todo el equipo necesario para utilizar el software de contabilidad, ya que las nuevas versiones pueden requerir equipos actualizados. Ese equipo a menudo incluye su PC o computadora portátil, monitor, impresora, conexión a Internet y módem, unidad de respaldo y sistema operativo. Si no desea gastar el tiempo y el dinero para mantener su equipo en conformidad con el software de contabilidad, es mejor atenerse a la contabilidad de la hoja de cálculo o el libro mayor.