Las desventajas de las tablas de pivote

Microsoft Excel ofrece una amplia gama de funciones de organización y clasificación de datos, pero los usuarios avanzados de Excel a menudo consideran las tablas dinámicas entre las herramientas más poderosas del software. Si bien los usuarios de negocios pueden obtener una gran cantidad de información de las tablas dinámicas de Excel, los usuarios deben tener en cuenta algunas desventajas importantes al usar la función de tabla dinámica.

Dificultad

Aunque las tablas dinámicas permiten a los usuarios de Excel ordenar rápidamente los datos en un formato útil de tabla de referencias cruzadas, algunos usuarios pueden sentirse intimidados por la aparente complejidad de la herramienta. Danny Rocks, propietario de la compañía de capacitación en software The Company Rocks, explica que los usuarios pueden crear una tabla dinámica básica en tan solo 10 clics del mouse. Sin embargo, en comparación con otras funciones en Excel, este número de clics puede hacer que la creación de tablas dinámicas parezca un proceso complejo e intimidante. Si no está familiarizado con las tablas dinámicas o con los datos en la hoja de cálculo de origen, también puede encontrar el proceso de creación poco intuitivo, lo que aumenta la complejidad de usar esta herramienta.

Moneda de datos

Cuando aplica otras herramientas de análisis de datos en Excel, como el formato condicional o el filtrado de datos, las herramientas reflejan inmediatamente los cambios en los datos sin ninguna entrada adicional por parte del usuario. Sin embargo, las tablas dinámicas funcionan con los datos disponibles en el momento de la creación, y es posible que no se actualicen de inmediato cuando los cambios de datos o nuevos datos estén disponibles. En su lugar, es posible que deba actualizar las tablas dinámicas o incluso volver a crearlas por completo después de los cambios de datos para reflejar la información más actual.

Datos fuente

Los usuarios de Excel que desean crear tablas dinámicas deben pasar algún tiempo familiarizándose con los datos de origen antes de comenzar el proceso de creación. Debido a que las tablas dinámicas organizan los datos de Excel en un formato de tabla de referencias cruzadas, los usuarios deben estar lo suficientemente familiarizados con los datos para colocar correctamente la información en columnas y filas. Además, es posible que algunos usuarios necesiten pasar un tiempo masajeando los datos de origen para eliminar las entradas en blanco y otros problemas que podrían crear un error en la tabla dinámica. Si la hoja de cálculo de origen no contiene encabezados de columna claros y fácilmente identificables, es posible que deba dedicar tiempo a crear encabezados; estos encabezados servirán como nombres de campo durante el proceso de creación de tablas dinámicas.

Formato de Excel

Si desea compartir datos en una tabla dinámica con otros, puede encontrar uno de los inconvenientes más distintivos de esta herramienta de Excel. Compartir tablas dinámicas útiles y funcionales con otros requiere guardar el libro de Excel en formato Excel; los usuarios que no tienen Excel pueden no poder usar o incluso acceder al libro de trabajo que contiene la tabla dinámica. Si no necesita compartir la funcionalidad completa de las tablas dinámicas, puede imprimir los datos organizados en tablas cruzadas en papel o en un PDF, pero estos formatos de salida no permiten que los destinatarios actualicen o manipulen los datos de la tabla dinámica. Es posible que algunos destinatarios puedan abrir libros de Excel que contengan tablas dinámicas con paquetes de software de código abierto de oficina, pero las aplicaciones que no son de Microsoft Office no pueden abrir libros de manera confiable con tablas dinámicas o pueden no interpretar correctamente el contenido de la tabla.