Diferentes tipos de cartas comerciales y sus partes esqueléticas

Las cartas son una herramienta importante para la comunicación de pequeñas empresas. Le permiten compartir información con los destinatarios o obligarlos a la acción, y también crean rastros de papel que pueden servir como registros oficiales. Las cartas comerciales toman muchas formas, pero todas deben comenzar por identificar su objetivo para escribir en nombre de su organización. Organice su carta de la manera adecuada para su propósito, teniendo cuidado de usar la gramática y la ortografía adecuadas junto con las presentaciones visuales y el tono profesional. Solicite un segundo conjunto de ojos siempre que sea posible para asegurarse de que el producto final refleje su objetivo previsto.

Elementos de una carta de presentación

Una carta de presentación acompaña a cualquier número de documentos comerciales, incluidas las propuestas y los informes. Su encabezado se dirige al destinatario deseado, a menudo a cargo de su asistente administrativo. Su cuerpo orienta rápidamente al lector y detalla el número y la naturaleza de los elementos adjuntos. Por ejemplo: "En nombre de Medley Markets, permítame agradecerle una vez más por reunirme con nuestro equipo de administración el 1 de abril. Para un seguimiento, se adjunta un borrador de acuerdo de servicio para su revisión". Se cierra una cubierta con detalles de contacto para Apoyar acciones futuras. Dicha carta podría continuar: "Por favor, dirija cualquier línea roja propuesta o ejecuciones a Kelly James, director de negocios, antes del último día hábil del mes. Esperamos formalizar nuestra relación con usted ". Además, agregue" Enclosure "o" Enclosures "(dependiendo de la cantidad de elementos adjuntos) debajo de la línea de la firma.

Componentes de una carta de ventas

Una carta de ventas comercializa los productos y servicios de su pequeña empresa. Envíe su carta a una persona que tenga el poder de tomar o influir significativamente en las decisiones de compra. Proporcione un título convincente y comparta información sobre lo que está vendiendo en el cuerpo. Por ejemplo: “En 2013, Interiors Elite fue votado por los consumidores como la empresa de textiles número 1 de nuestra ciudad. ¡Somos verdaderamente 'un corte' por encima del resto! Adjunto encontrará muestras de telas y un índice de precios para nuestra nueva línea de interiores de muelles ". Una carta de ventas se cierra con pasos de seguimiento que respaldan el comportamiento de compra inmediata:" Comuníquese con los servicios al cliente en las próximas dos semanas, haciendo referencia al Código 525, para recibir información especial. Ahorro en nuestras opciones de diseño personalizado ".

Partes de una carta de reconocimiento

Una carta de acuse de recibo confirma la recepción de información o materiales o, de lo contrario, reconoce una acción. Además, comúnmente expresa gracias. Su carta puede ser breve, pero su tiempo es vital. Asegúrese de que aparezca información de contacto precisa en el encabezado para que su reconocimiento sea dirigido de manera rápida y eficiente. Incluya el lenguaje en el cuerpo de la carta indicando claramente lo que su compañía confirma. Puede escribir: “Next Step Gym confirma la recepción de su pago por un monto de $ 125.00 el 15 de marzo. Le agradecemos que haya elegido nuestras instalaciones”. Resuma los siguientes pasos en la conclusión de la carta: “Reincorporaremos su membresía a partir de la fecha de esta carta y esperamos verte pronto ".

Secciones de una carta de ajuste

Responder a las quejas de los clientes con una carta de ajuste. El encabezado se dirige a la persona que emitió el reclamo. El cuerpo reconoce calurosamente el asunto que atrajo a la atención de su empresa y luego le indica cómo lo resolverá. A modo de ejemplo: "Easy Numbers Group le agradece su reciente consulta con respecto a su factura con fecha del 15 de febrero. Hemos investigado este caso y determinamos que el saldo de su factura anterior se aplicó incorrectamente. Por lo tanto, inmediatamente acreditaremos $ 49.52 en su cuenta ". Exprese su agradecimiento por el cierre de la carta de ajuste. Por ejemplo: "Realmente valoramos su lealtad. Gracias por elegir nuestra empresa durante los últimos 11 años ".