Diferentes procesos de cuentas comerciales a pagar.

Examine los procesos de cuentas por pagar en cinco negocios diferentes y es probable que encuentre cinco formas diferentes de manejar los pagos de reembolso de empleados y proveedores. Las prácticas de cuentas por pagar pueden variar en cualquier cosa, desde los requisitos correspondientes hasta los niveles de tolerancia para el procesamiento de variaciones. Sin embargo, algunos principios generalmente aceptados definen los métodos básicos disponibles. La comprensión de estas prácticas permite a los gerentes determinar qué procesos de cuentas por pagar serían más apropiados para su negocio.

Partido de dos vías

El proceso bidireccional de cuentas por pagar es el más adecuado para pagos recurrentes. Una orden de compra se escribe para una cantidad de pagos a una cantidad determinada dentro de un marco de tiempo específico. No se requiere ningún documento de recepción, y todas las facturas se pagan cuando se presentan en o después de la fecha de vencimiento del pedido de compra y hasta el valor total del pedido de compra. Los pagos mensuales fijos, como el alquiler o los servicios programados, como el mantenimiento del paisaje, son buenos candidatos para este método.

Partido de tres vías

Generalmente utilizado para bienes entregados físicamente, una coincidencia de tres vías compara una factura con un acuerdo de orden de compra y los bienes realmente recibidos. Si los tres artículos coinciden, se registra un pasivo y el pago se programa dentro de los días netos del pago de la orden de compra. Por ejemplo, si una orden de compra requiere 100 piezas a $ 10 por cada 1 de mayo y una entrega de 100 unidades se realiza el 30 de abril con términos de pago de 30 netos, una factura subsiguiente presentada por $ 1, 000 se programará para su pago en mayo 31. Los documentos que no coinciden se rechazan o requieren una aprobación especial para las variaciones de pago. Este proceso de verificación de tres vías está destinado a proporcionar controles de pago estrictos.

Partido de cuatro vías

El proceso de emparejamiento de cuatro vías es el mismo que el método de emparejamiento de tres vías, con el paso adicional de inspección de material. Una vez que las mercancías han llegado, se inspeccionan para confirmar el cumplimiento de las especificaciones de orden de compra. Si los productos pasan la inspección, la factura, la orden de compra, el recibo y los documentos de inspección se combinan para el procesamiento de pagos dentro de los términos de pago netos. Este es el proceso de todas las cuentas por pagar que consume más tiempo y se debe utilizar solo cuando sea necesaria una verificación de inspección estricta.

Pago en el recibo dentro de los términos netos

El principio básico de pago en el recibo dentro de los términos netos establece la orden de compra entre dos partes como el documento rector para el pago; por lo tanto, la correspondencia de facturas no es necesaria. Una vez que se recibe el producto, se registra un pasivo automatizado de las cuentas por pagar y se programa para su pago dentro de los términos netos directamente desde la orden de compra. Debido a que las facturas no se utilizan para la verificación del precio unitario, es imperativo que se apliquen estrictos controles de calidad al momento de escribir la orden de compra, ya que el pago se programará al precio exacto en el acuerdo de compra.

No coincide con el pago de facturas aprobadas

Para pagos de facturas ad hoc o reembolsos de empleados, muchas compañías implementan un método de no coincidencia que requiere solo la autoridad de firma apropiada para registrar una factura para el pago dentro de los términos establecidos. Ejemplos de estos tipos de pagos serían los reembolsos de viajes de empleados o las facturas presentadas por un consultor para una reunión inicial. Esta política abierta necesita un estricto control de firma para evitar el riesgo de pagos fraudulentos.

Tolerancia y procesamiento de pagos

Además de la comparación, se pueden instituir otros procesos de cuentas por pagar para establecer tolerancias para el procesamiento de variaciones en el costo unitario, la cantidad y las fechas de vencimiento. Por ejemplo, las tolerancias de recibos de cantidad se pueden configurar para permitir una variación del 10 por ciento, lo que permite el pago de 110 piezas contra una orden de compra escrita originalmente para la entrega de una cantidad de 100. Se pueden escribir tolerancias similares para la fecha de entrega o variaciones de costo, o cualquier combinación de tolerancias o políticas de conciliación adecuadas para un negocio determinado.