Las mejores maneras de rastrear el uso de combustible en una pequeña empresa

El papeleo de los gastos de pago puede fácilmente salirse de control incluso con un personal reducido. Con los informes de kilometraje, como con cualquier gasto, se deben mantener registros cuidadosos. Tener un sistema preciso en su lugar puede ayudar a que las cosas funcionen sin problemas y ahorrarle grandes dolores de cabeza.

Pluma y papel

Ofrezca a los empleados registros de kilometraje en papel y bolígrafo y anímelos a usar el registro cada vez que entren en el automóvil. Las entradas deben incluir la fecha del viaje, las lecturas del odómetro, el destino y el propósito. También puede incluir espacio para información específica del departamento o códigos de costo.

Recogiendo troncos

Elija un día o una hora para recopilar los registros de kilometraje y sea constante al recogerlos. Probablemente los querrá unos días antes del día de pago para que pueda incluir los reembolsos en lugar de retrasarlos. Aun así, permita un día para que lleguen informes adicionales. A veces, las personas se enferman o están ocupadas y se olvidan. Enviar un correo electrónico de recordatorio cada vez que se deben los registros puede ayudar a evitar problemas.

Registros digitales

Mantenga registros digitales de los registros de kilometraje, si es posible, para evitar el problema de recopilar los registros en papel. Es posible que tenga un programa de contabilidad o contabilidad que también pueda manejar el registro de millas. Si no, una hoja de cálculo a la que todos puedan acceder debería funcionar de la misma manera. Es posible que solo desee incluir el kilometraje total por empleado para cada semana para mantener las cosas simples. Úselo para hacer un seguimiento del gasto total y ver cómo cambia con el tiempo, lo que puede afectar el presupuesto.

Suma global

Una vez que haya registrado la información para que los empleados sean reembolsados ​​adecuadamente, coloque el archivo en una carpeta para agrupar los informes de kilometraje. También puede crear una sección en las carpetas de empleados individuales para informes de gastos. Manténgalos en orden cronológico inverso para tener la información más reciente en la parte superior.