Orden de trabajo vs factura

Las órdenes de trabajo y las facturas se utilizan cuando una empresa o contratista presta servicios a los clientes y los factura por esos servicios. Una orden de trabajo a veces se denomina orden de compra, que también se usa cuando un cliente desea comprar productos en lugar de servicios. Se genera una factura ya sea que se compren artículos o se presten servicios.

Orden de trabajo

Una orden de trabajo suele ser una solicitud por escrito que el cliente realiza para artículos o servicios específicos. Los detalles que se deben incluir en el formulario son el número de la orden de trabajo, las direcciones de facturación y envío del cliente, el nombre del cliente, la fecha de solicitud, la fecha de entrega prevista, las condiciones de pago, el método de entrega, la descripción del trabajo, el precio unitario, el subtotal, los impuestos aplicables, el total Costo y firma autorizada. El pedido también puede incluir la cantidad y el número de pieza o artículo.

Factura

Una factura es una factura que usted envía al cliente solicitando el pago por los bienes vendidos o los servicios prestados. Si bien puede referirse a una factura como una factura de venta, la persona que realiza la compra puede llamarlo factura de compra. Los detalles que se incluyen incluyen la fecha y el número de la factura, su identificación fiscal o de registro, el nombre y la dirección del comprador, el trabajo relacionado o el número de orden de compra, el costo unitario y el precio total. También incluya un desglose de impuestos, descuentos, depósito pagado, condiciones de pago, fecha de vencimiento y cargos o cargos por demora aplicables.

Proceso

Algunas compañías requieren que el comprador envíe la orden de trabajo por fax o correo electrónico, mientras que otras les permiten llamar la solicitud. En este último caso, puede tomar el pedido por teléfono, según la solicitud del cliente. Una vez que el pedido esté preparado, envíe al comprador una copia solicitando confirmación. El vendedor siempre prepara una factura. Cuando una orden de trabajo cambia, el original debe actualizarse y la factura debe reflejar las modificaciones respectivas. La orden de trabajo y la factura correspondiente deben archivarse en la cuenta del cliente.

Consideraciones

Si su negocio es pequeño, puede usar un software de oficina para preparar las órdenes de trabajo y las facturas. Si tiene muchos clientes, considere invertir en software de gestión de pedidos y facturación. Esto le permite ingresar, rastrear y administrar pedidos y facturar electrónicamente a los clientes. También puede ejecutar informes de antigüedad para controlar las facturas impagas. Podría ser posible combinar la orden de trabajo y la factura. Por ejemplo, si la mano de obra realizada es pequeña, puede utilizar un solo formulario en el momento del servicio. Los contratistas independientes o las pequeñas empresas pueden usar un formulario, mientras que las grandes empresas tienden a separar los dos.