Procedimientos de orden de trabajo

Si planea contratar profesionales de servicio para realizar tareas para su pequeña empresa, necesitará saber cómo redactar las órdenes de trabajo y seguir los procedimientos de orden de trabajo. La orden de trabajo es una solicitud que describe los detalles del trabajo de un proveedor y establece un acuerdo entre usted y el profesional de servicio. El procedimiento involucrado es muy sencillo.

Establecer un sistema y crear formularios estándar

El primer paso para establecer un procedimiento de orden de trabajo es establecer un sistema de base de datos en el que registrar datos sobre todas sus órdenes de trabajo. Puede utilizar un software de base de datos normal o comprar un programa de software de gestión de órdenes de trabajo. Una vez que haya establecido su base de datos o sistema, desarrolle el formulario estándar que utilizará para enviar sus órdenes de trabajo. Puede usar una plantilla de orden de trabajo si no está familiarizado con el proceso de hacer una desde cero.

Rellenar y enviar

Incluya en el formulario de pedido la información de su empresa, la información de contacto del profesional de servicio y una descripción detallada de lo que debe hacer el profesional para completar el trabajo. Proporcione instrucciones sobre cómo el profesional puede acceder al área de trabajo si es necesario (como un código clave o un número de teléfono para llamar para programar una cita). La orden de trabajo también debe contener la fecha límite de finalización, una lista de los materiales necesarios para el trabajo y el cargo por mano de obra. Proporcione una dirección donde el profesional puede enviar una factura para el pago. Luego puede enviar la orden de trabajo al profesional de servicio por correo electrónico, fax o correo.

Comprobar el trabajo completado

Revise el trabajo una vez que se haya completado para asegurarse de que sea satisfactorio. Ingrese una nota en la orden de trabajo original o en la base de datos de la misma para confirmar que el trabajo se completó según sus necesidades. Esta aprobación determina si la orden de trabajo está lista para el pago o si el profesional debe realizar un trabajo adicional para completar el trabajo.

Pagar factura de orden de trabajo

Después de emitir la aprobación al finalizar la orden de trabajo, debe esperar la factura final del profesional de servicio. Al recibirla, revise la factura para asegurarse de que sea coherente con su acuerdo inicial (hable con el profesional si hubo ajustes debido a problemas inesperados durante el trabajo). Envíe el pago a la compañía dentro del período de tiempo descrito en la orden de trabajo o la factura.