¿Cómo escribo una carta de negocios con adjunto?

En el curso de los negocios normales, su compañía necesitará usar una variedad de cartas para comunicarse con los clientes, proveedores, clientes potenciales de ventas, empleados y una variedad de otras personas. A pesar de que las cartas comerciales formales pueden parecer un tanto obsoletas en un mundo altamente digital, saber cómo dar formato y armar adecuadamente una carta y los anexos correspondientes asegurará que usted y su empresa sean vistos como una organización profesional.

Establecer un propósito claro

Al escribir su correspondencia comercial, establezca claramente su propósito y conecte su mensaje directamente a los elementos que está adjuntando. Puede realizar un seguimiento de una solicitud de información sobre su empresa, presentarse a un posible cliente o acercarse a un inversor con una propuesta de negocios. Cuando el destinatario sepa por qué está escribiendo, los recintos que le envíe tendrán más sentido y se verán a través del lente de la información en su carta.

Los recintos invitan a un compromiso continuo

• Información digerible: con la llegada del correo electrónico, la cantidad de comunicación que fluye en las autopistas digitales es enorme. El trabajador promedio recibe entre 100 y 200 correos electrónicos todos los días y ciertamente no puede digerir toda la información contenida en cada uno. Una carta impresa puede sobresalir de la bandeja de entrada digital y captar la atención del lector. Invite a su lector a participar más plenamente leyendo sus anexos para obtener más información sobre su empresa o responder a sus propuestas.

• Retroalimentación: aunque las letras son una forma de comunicación, son más bien unilaterales. Tiene la oportunidad de entregar su mensaje, pero no recibe comentarios de la persona a la que está escribiendo. Los recintos te permiten escuchar el otro lado de la "conversación". Solicitan una respuesta mediante una tarjeta postal de devolución, un correo electrónico o la cumplimentación de un formulario y le dan una idea de qué tan bien se recibió su mensaje.

Ejemplos de recintos

No hay reglas establecidas para lo que se puede adjuntar con su carta. Sin embargo, solo envía lo que es esencial para tu propósito. No sobrecargue al destinatario con tanto material que se sienta abrumado; quieres que lean el material, no lo desechen. Ejemplos de recintos incluyen:

• Folletos: documentos que contienen información sobre su empresa, productos o servicios
• Documentos legales - Declaraciones de política de privacidad, formularios de liberación
• Hojas de ofertas: solicitudes para que los proveedores realicen trabajos para su empresa.
• Formularios de impuestos: documentos impositivos W-9 que debe mantener archivados

Formateo de la carta para recintos

Una carta comercial formal debe informar al lector de que está adjuntando documentos. Es una buena idea referirse a los documentos por su nombre y si requieren una respuesta, mencione eso también. Por ejemplo, "Complete y envíe el formulario W-9 adjunto a nuestra oficina antes del 31 de diciembre". Además, al final de su carta, dos líneas debajo de su firma, incluyen una de las siguientes anotaciones:

• Cerramientos (2)

• Encl .: Folleto del producto (1), Comentarios de clientes (2)

• Enc .: Formulario W-9

En el pasado, el lenguaje estándar para mencionar los recintos incluía la frase "Adjunto, busque ...". Sin embargo, esta frase es anticuada y está fuera de uso. Después de todo, ya le ha dicho a su lector que está adjuntando los documentos, por lo que no tienen que ir a buscarlos. Simplemente escribiendo, "estoy adjuntando _ ____, " debería ser suficiente.

Cerramientos en el mundo digital.

Dado que gran parte de la correspondencia comercial se realiza a través de Internet, gran parte de la redacción de cartas comerciales puede realizarse como correos electrónicos. En este caso, adjuntará documentos electrónicamente y la redacción se puede cambiar para reflejar el cambio. Asegúrese de mantener los archivos de documentos en los formatos adecuados y en tamaños razonables para descargar.

Compruebe antes de enviar

Asegúrese de insertar sus recintos junto con su carta antes de enviarlos por correo. Del mismo modo, si envía un correo electrónico, asegúrese de adjuntar sus documentos. A pesar de que es fácil cometer este error, comentar este detalle puede dañar su imagen profesional y dar al receptor la impresión de que no presta atención a los detalles.