¿Qué es la comunicación escrita en los negocios?
La comunicación escrita permite a las empresas comunicar desarrollos, expectativas y legalidades a los empleados y contactos en el mundo exterior. Si bien aún prevalecen las copias impresas tradicionales de la comunicación escrita en los negocios, el correo electrónico y la comunicación en línea se han vuelto cada vez más comunes. Dada la importancia de la comunicación escrita, es una buena idea comprender los conceptos básicos para aplicar las mejores prácticas a su propio negocio.
Los tipos
Dos clasificaciones principales de comunicación escrita están en el negocio, según My Own Business, una organización sin fines de lucro que trabaja con empresarios. La comunicación comercial interna escrita involucra a empleadores y empleados en todos los niveles de la empresa. La comunicación escrita externa involucra a clientes, contratistas independientes, colegas de la industria y otras personas que no trabajan directamente para la empresa. Los tres tipos principales de comunicación escrita en los negocios incluyen cartas comerciales, memorandos e informes. Los ejemplos modernos pueden extenderse a mensajes de texto, publicaciones en redes sociales y presentaciones comerciales multimedia.
Usos
Las cartas comerciales pueden ayudar a promover la imagen comercial al comunicarse con el mundo exterior. Los empleadores y empleados utilizan principalmente los memorandos para comunicar información sobre proyectos actuales, cambios en los procedimientos comerciales u otros temas internos. Se pueden utilizar cartas comerciales y memorandos para confirmar por escrito lo que se ha acordado verbalmente. Los informes ayudan a comunicar nueva información, análisis de datos o investigaciones o recomendaciones para decisiones futuras.
Comunicación por correo electrónico
El correo electrónico se ha convertido en una forma común de comunicación escrita en los negocios debido a su rápida entrega, facilidad de uso y capacidad para llegar a grandes audiencias. El almacenamiento del correo electrónico comercial se ha vuelto cada vez más importante, ya que el correo electrónico se ha vuelto "igualmente admisible" en los tribunales como documentos formales en papel. A medida que la comunicación por correo electrónico continúa creciendo como una forma de comunicación comercial por escrito, las compañías buscan cada vez más fuentes externas para obtener asistencia en la administración del correo electrónico.
Consejos
Cree un esquema antes de elaborar la comunicación escrita para mayor brevedad, claridad y precisión. Ofrezca recursos adicionales para continuar la comunicación, como un número de teléfono, un número de fax o una dirección de correo electrónico. Use viñetas y listas numeradas para simplificar. La comunicación comercial por escrito debe concluir con un llamado a la acción. Haga un seguimiento de la comunicación escrita con una llamada telefónica cuando sea posible.
Etiqueta
Observe la etiqueta apropiada al enviar o responder a la correspondencia comercial. Las cartas comerciales deben incluir el membrete, la fecha, la dirección del lector, un saludo, el encabezado de la carta, el contenido del cuerpo principal, los comentarios de cierre y la firma y el nombre del remitente.
Al responder al correo electrónico, no elimine el mensaje original del remitente en el cuadro de texto de su respuesta. Dejar esta información en su lugar le permite al destinatario colocar rápidamente su respuesta en el contexto. Las líneas de asunto del correo electrónico de negocios deben ser claras y significativas. Si no está seguro del nombre del destinatario, dirija la nota como "Estimado señor o señora".