¿Qué es un informe de proyecto de autorización de gastos?

Un informe de proyecto de autorización de gastos ayuda a los contadores y gerentes de proyectos a descubrir métodos y procedimientos que aumentan los costos del proyecto. Muchas agencias gubernamentales, como las universidades estatales o las oficinas del condado, usan estos informes para rastrear gastos excesivos y las razones detrás de su autorización. Las pequeñas empresas también pueden beneficiarse del uso de estos informes para realizar un seguimiento de los costos de viaje, los gastos de entretenimiento y los gastos educativos para los empleados.

Proceso de autorización de gastos

Los gerentes de proyecto a menudo instalan procesos para contener el gasto, para encontrar tareas de trabajo que están generando pérdidas de ingresos y para reducir los desperdicios corporativos. Uno de estos procesos involucra la autorización de gastos corporativos. En algunos casos, un empleado gastará los fondos personales en los activos de la compañía y solicitará el reembolso al gerente del proyecto o al gerente de cuenta. En otras ocasiones, el empleado accederá a las tarjetas de crédito o cuentas bancarias de la empresa para tales gastos. El proceso de autorización asegura que los gastos sirvieron a la misión de la empresa.

Informes del proyecto

El gerente del proyecto también debe preparar un informe del proyecto. El informe del proyecto explica el progreso y las tareas laborales que los empleados realizaron durante el proyecto. El cliente utiliza el informe del proyecto para comprender el desempeño del trabajo, los problemas de ingresos, los riesgos de seguridad y las tareas de cumplimiento normativo que la empresa encontró durante el proyecto. El informe también puede incluir datos financieros relacionados con los gastos del proyecto, como los cambios en los precios de las materias primas necesarias para completar el proyecto.

Funciones de los Informes de Autorización.

Un informe de autorización de gastos muestra qué gastos se autorizaron, la cantidad del gasto y qué parte dio la autorización. Los gerentes de proyecto pueden comparar los informes de autorización con el presupuesto del proyecto para determinar si algunos gastos autorizados forzaron al proyecto a sobrepasar el presupuesto y en qué medida. El gerente puede rastrear a los empleados que incurrieron en los gastos y a los gerentes que autorizaron los gastos. Estos informes pueden llevar a los gerentes de proyecto a revisar las políticas de autorización de gastos para reforzar los departamentos que se ejecutan de manera sistemática por encima del presupuesto.

Ventajas de los Informes de Autorización

Los informes de proyectos de autorización de gastos a menudo pueden proporcionar una herramienta eficaz para evaluar los gastos involucrados en completar un proyecto. Los gerentes y ejecutivos de una compañía pueden usar los informes para evaluar los niveles de eficiencia en los procesos internos y encontrar los métodos más efectivos para reducir los costos. Los informes les permiten ver qué secciones funcionan con la máxima eficiencia y cuáles requieren un ajuste fino antes del próximo proyecto sustancial.