¿Qué es un elemento de enfoque en la agenda de una reunión?

Las reuniones pueden ser reuniones dinámicas donde nacen ideas innovadoras. También pueden incitar el mal genio rápidamente, ya que los participantes se alejan sintiendo que han perdido el tiempo y no han logrado nada. Como propietario de una pequeña empresa, es su trabajo dirigir la reunión hacia lo dinámico y alejarlo de lo frustrante. Para hacerlo, debe duplicar el tiempo que dedica a elaborar la agenda, de acuerdo con "Forbes". Como parte de su proceso de elaboración de la agenda, tendrá que crear elementos de enfoque, que den forma al contenido y la dirección de su reunión.

Importancia Organizacional

Un ítem de enfoque, también conocido como ítem de agenda, ítem de acción o tópico, es un ítem programado para ser considerado o discutido durante una reunión. La agenda de una reunión es una lista de elementos de enfoque, los participantes responsables de presentarlos o discutirlos y la cantidad de tiempo dedicada a ellos. Organizados estratégicamente en la agenda, el orden de los ítems de enfoque proporciona una visión general de la estructura de la reunión. Por ejemplo, el primer tema de enfoque será el primer punto discutido, mientras que el último tema de enfoque será el tema final que se considerará antes de que se levante la sesión.

Énfasis en la acción

Los elementos de enfoque deben comenzar con verbos de acción para ayudar a los miembros a comprender lo que se debe lograr. Por ejemplo, si solo enumera la "lista de invitados del evento", los participantes no sabrán si está refinando, revisando, eligiendo o corrigiendo la lista de invitados. En su lugar, escriba "Votar en la lista de invitados del evento". Esto hace que el elemento de enfoque sea mucho más claro, y los participantes de la reunión sabrán qué esperar.

Selección de elementos de enfoque

Antes de decidir sobre sus elementos de enfoque, determine qué desea lograr al cierre de la reunión. Una vez que conoce los objetivos de su reunión, puede desarrollar elementos de enfoque para ayudarlo a alcanzarlos. Los buenos lugares para buscar elementos de enfoque incluyen los minutos de la última reunión y los comentarios de los participantes. Después de que haya desarrollado una lista de posibles elementos de enfoque, asegúrese de que los elementos estén relacionados e involucre a todos los participantes. Si no lo están, considere tener más de una reunión para asegurar que los participantes se mantengan enfocados e involucrados.

Estar preparado

Si coloca un elemento de enfoque en la agenda de su reunión, asegúrese de que usted o el participante seleccionado estén listos para abordarlo mediante la recopilación de los materiales de apoyo necesarios. Por ejemplo, si su elemento de enfoque dice "Aprobar informes financieros", necesitará tener los informes en la reunión con usted. Como propietario del negocio, puede asegurarse de que tendrá una buena reunión al verificar que cada participante tenga acceso a los materiales de apoyo necesarios unos días antes de que se realice la reunión.