Pautas en la emisión de recibos de ventas

Los clientes generalmente desean un recibo de venta cada vez que compran artículos o servicios, porque el recibo verifica que se produjo una transacción e identifica exactamente lo que se compró. Los recibos de ventas son útiles desde la perspectiva del comerciante, ya que permiten el inventario y el seguimiento de los ingresos. Seguir las pautas básicas mientras se emiten recibos de ventas garantiza que se satisfagan las necesidades tanto del comerciante como del cliente.

Contenido

Por ley, los recibos electrónicos emitidos por los proveedores deben cumplir con las regulaciones del área en la cual el proveedor emite el recibo, que en la mayoría de los casos involucra las regulaciones de la Corporación Federal de Seguros de Depósitos. En la mayoría de las jurisdicciones, esto significa que los vendedores deben indicar la tarjeta o el banco utilizado, la fecha de la transacción y el número de autorización. El recibo también debe incluir el nombre o las iniciales del cajero, así como el número de identificación del departamento y la tienda. Debe tener espacio tanto para el comerciante como para la firma del cliente, una descripción de los artículos vendidos, la descripción del tipo de transacción, el tipo de copia (cliente o comerciante) y un aviso sobre la retención del recibo. También debe aparecer el monto de cada artículo, junto con el total y el monto de cualquier descuento o impuesto. Si un comprador usó una moneda diferente a la moneda del vendedor, el recibo debe mostrar la conversión.

Número de entradas

A pesar de que un recibo de venta puede tener docenas de artículos individuales listados para la transacción, los comerciantes deben contar cada recibo solo una vez. Si los proveedores cuentan los recibos más de una vez, a los clientes se les puede facturar varias veces, lo que lleva a disputas de facturación. Las pequeñas empresas, en particular, deben ser agresivas al considerar cada recibo como una sola entrada porque son financieramente menos capaces de resolver estos conflictos. Si imprime varios recibos accidentalmente, anule los extras.

Depósitos

El banco de procesamiento para un comerciante utiliza recibos de ventas para verificar cada transacción y autorizar la transferencia de la cantidad correcta del cliente al comerciante. Esto significa que a los comerciantes se les paga cuando el banco procesa los recibos, no en el momento en que el cliente realiza el pago físico o en línea. Esto se debe en parte a que un cliente puede tardar varios días en deducir el monto de las ventas de su cuenta. Por este motivo, es para beneficio de un comerciante emitir el recibo de compra lo antes posible, idealmente en el momento de la transacción, y llevarlo al banco de procesamiento ese mismo día. Debe presentar un recibo en el momento de la transacción si la transacción es electrónica, como se indica en el código de la FDIC.

Otros recibos

Las empresas e individuos muy pequeños que venden artículos ocasionales pueden usar notas en lugar de un recibo de venta para mostrar que se ha producido una transacción. Estos artículos tienen el mismo propósito, pero una nota es más como una letra. Debe contener los mismos elementos que un recibo de venta. A menudo, si un proveedor opta por una nota, tiene plantillas que le permiten completar rápidamente los datos necesarios e imprimir la nota para el cliente.