¿Qué sucede si no tengo un formulario W-9 para alguien a quien pagué?

La subcontratación de servicios a contratistas independientes es una práctica común en los negocios. Ahorra en gastos generales, hace que los expertos realicen una tarea específica rápidamente y, a menudo, es necesario para proyectos a corto plazo. Cuando una empresa le paga a un contratista independiente al menos $ 600 en el transcurso de un año, la empresa debe obtener un Formulario W-9 que proporciona el nombre, la dirección, el número de identificación fiscal del proveedor y cualquier retención requerida para los impuestos federales. Si el propietario de un negocio no tiene esta información, deben realizar esfuerzos documentados para obtenerla antes de enviar un Formulario de impuestos 1099-Misc incompleto.

Solicitar la información

Si no tiene un formulario W-9 para alguien a quien ha pagado, debe solicitar uno. La mayoría de los vendedores voluntariamente lo proporcionan. Muchas relaciones con proveedores comienzan muy por debajo del umbral de $ 600, por lo que muchos dueños de negocios se encuentran dando marcha atrás al completar la preparación de impuestos de fin de año y los pagos contables más de lo que se anticipó originalmente. También es posible que un proveedor sea un W-9 pero haya cometido un error en el W-9, al transponer un número que genere un error que el IRS anote.

La información incorrecta en el W-9 genera un formulario IRS CP-2100 o CP-2100A, Aviso de presentación incorrecta. Documentar todas las solicitudes de un W-9 actual. Pregunte a los vendedores al menos tres veces. Algunos proveedores tienen un Número de Identificación de Empleador (EIN) o usan su Número de Seguridad Social personal para fines de ingresos. Cualquiera de los números es aceptable.

Completa un 1099-Misc.

Cuando un proveedor no ha proporcionado la documentación W-9 adecuada, el propietario de una empresa aún puede procesar un formulario de fin de año 1099-Misc, informando todos los ingresos al proveedor. Esto permite a la empresa deducir los gastos adecuadamente. Sin embargo, debido a que los formatos de formularios digitales no aceptarán documentación incompleta, prepare un "Formulario 1099-Misc" en papel manualmente. Tenga en cuenta que el proveedor se negó a proporcionar un EIN escribiendo "rechazado" en el cuadro TIN del destinatario en el formulario 1099-Misc. Los formularios están disponibles para impresión en línea de forma gratuita en el sitio web del IRS o en las tiendas locales de suministros de oficina para su compra.

Envíe al vendedor su copia del 1099-Misc, envíe el IRS y el estado su copia. Dependerá del proveedor conciliar la información con el IRS y pagar los impuestos correspondientes.

Negocio futuro con el vendedor

Cuando el propietario de un negocio no puede obtener o verificar el EIN de un proveedor, no se le prohíbe hacer negocios con ese proveedor por ninguna ley tributaria. Sin embargo, se le exige que comience a retener los impuestos federales de inmediato para garantizar que se paguen todos los impuestos correspondientes por el trabajo. Esto ayuda al IRS a encontrar contratistas independientes que no reportan todos los ingresos en las declaraciones de impuestos comerciales o están tratando de evitar los requisitos de retención de respaldo ya impuestos. Los dueños de negocios pueden continuar procesando 1099-Misc, pero deben remitir cualquier pago futuro con un 24 por ciento ya tomado de los pagos de proveedores y enviar el monto retenido directamente al IRS.