¿Qué significa cuentas por pagar de ciclo completo?

La contabilidad de ciclo completo se refiere a las transacciones colectivas asociadas con una función comercial específica, como ventas, compras y nóminas. También puede aplicar el concepto de "ciclo completo" a trabajos contables individuales. Una persona en una posición de cuentas por pagar de ciclo completo tiene la responsabilidad de todas las tareas relacionadas con el pago de proveedores y proveedores de bienes y servicios.

Cuentas por pagar

Los departamentos de cuentas por pagar se esfuerzan por pagar las facturas según lo programado, garantizan la exactitud y autenticidad de las facturas y realizan las tareas del departamento con un mínimo de gastos. Una empresa con una operación de cuentas por pagar que funciona bien ahorra dinero al procesar facturas con eficiencia, personal calificado y bajos gastos operativos. El proceso debe contribuir positivamente al flujo de efectivo y apoyar relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores.

Relaciones con proveedores

El ciclo de cuentas por pagar comienza con el vendedor. Mantenga una buena relación con su proveedor para facilitar la comprensión en caso de que tenga problemas de flujo de efectivo. Muestra respeto. Es posible que tenga la capacidad de negociar sus términos si comunica sus necesidades o demuestra buenas intenciones. Después de realizar su pedido con el proveedor, recibirá el producto o servicio. Registre el recibo para confirmar que la empresa recibió el pedido. Ingrese una descripción y la cantidad de artículos o el tipo de servicio proporcionado. Ahora ha creado una cuenta pendiente pagadera al proveedor según los términos mutuamente acordados.

Manejo de facturas

Su proveedor le enviará una factura por los bienes que envió o el servicio que prestaron. Cuando reciba esta factura, inicie sesión en su sistema contable. Incluya la información del proveedor, la fecha de vencimiento y el monto total adeudado.

Verifique la información incluida en la factura para asegurar su exactitud. Compruébelo contra documentos como el informe de recepción, la orden de compra o el conocimiento de embarque. Haga coincidir las cantidades, los precios y las descripciones de cada documento con la factura. Si toda la información coincide, entonces autorice la factura para el pago.

Autorizar el pago

Una vez que autorice la factura para el pago, programe el envío para la próxima vez que su empresa prepare los cheques salientes. Cuando se haya impreso el cheque, adjunte una copia de la factura al cheque y envíelo por correo al proveedor correspondiente. Presente una copia del cheque para garantizar una pista de auditoría clara.