¿Cuáles son las formas eficientes de manejar el correo saliente corporativo?

A pesar de que el correo electrónico ha hecho grandes avances, la mayoría de las compañías todavía consideran que el "correo electrónico" es una parte crucial de sus operaciones. Contratos, cheques de pago, facturas y más, todos viajan habitualmente por correo. Una empresa que funciona sin problemas necesita un sistema que funcione sin problemas para manejar estos importantes materiales de manera eficiente. Cuando se trata de correo saliente, puede ahorrar mucho tiempo y dinero al estructurar sus oficinas y capacitar a sus empleados sobre cómo usar el sistema de manera efectiva.

Buen etiquetado

Todo el correo saliente debe identificar claramente al remitente y al destinatario. Instruya a los empleados en la preparación adecuada de los sobres y ponga a alguien en el personal disponible para responder preguntas sobre el correo. Evite escribir a mano en sobres siempre que pueda ahorrar tiempo al automatizar el proceso. Ordene sobres personalizados o etiquetas con la información de su compañía, especializada según sea necesario para divisiones, grupos e individuos separados, de modo que tanto el servicio postal como el destinatario sepan quién envió la carta. Para los destinatarios del correo de rutina, use sobres de ventanas de plástico e ingrese la información del destinatario por computadora para obtener velocidad y precisión. Para cantidades grandes o regulares de correo saliente, use herramientas de software para imprimir la información del destinatario automáticamente extrayendo de los archivos de cuentas existentes.

Movimiento de correo de oficina

Para recolectar el correo saliente de manera efectiva, necesita un sistema de "árbol inverso" para recolectar todo el correo saliente y enviarlo a uno o más puntos de envío donde su compañía lo entrega a los mensajeros del servicio postal o de una empresa de envíos. Configure los buzones de salida de correo en todas las oficinas y áreas que acumulan correo saliente, y designe salas de recolección para paquetes salientes más grandes para que no abarroten regularmente el espacio de trabajo de la oficina. Luche por un sistema donde los empleados puedan entregar su correo saliente con un mínimo de esfuerzo y tiempo.

Colección interna

Asigne uno o más empleados para recoger el correo y los paquetes de todos los contenedores y salas designados, para clasificarlos y procesarlos en la sala de correo central. Proporcione a los empleados listas de verificación para que no olviden ningún punto de recolección. Seleccione los empleados que pueden trabajar de manera oportuna y tener el correo listo para salir a tiempo, y que pueden mantener buenas relaciones con los mensajeros de recogida. Proporcione medidores de franqueo en la sala de correo para que nadie tenga que lidiar con la colocación de sellos.

Tiempos de recogida

El correo saliente se acumula a lo largo del día, y si una determinada pieza de correo llega tarde a la papelera, no saldrá hasta el siguiente día hábil. Identifique un tiempo óptimo de recolección de correo en función de las necesidades de su empresa y programe la recolección periódica con el Servicio Postal de los EE. UU. Y con un remitente de logística preferido, como UPS o FedEx, para la entrega de paquetes y correo postal. Para recibir el correo de la manera más oportuna, es posible que necesite varias recolecciones a lo largo del día. A la inversa, si su empresa no genera suficiente correo para admitir la recolección regular de un remitente de logística, asigne a un empleado que lleve el correo al punto de entrega más cercano.