¿De qué manera se utilizan los datos contables para tomar decisiones comerciales?

Incluso la empresa más pequeña tiene más datos contables de los que puede sacudir un palo. Casi todas las transacciones que realiza una empresa se registran en los registros financieros de la empresa. Esta información puede ser bastante poderosa en las manos adecuadas. Comprender algunas de las formas en que se utilizan los datos contables para tomar decisiones comerciales puede ayudarlo a utilizar la información que ya tiene para mejorar aún más su negocio.

Planificación empresarial

Uno de los usos más comunes de la información contable es crear presupuestos y pronósticos para la planificación de negocios. En muchas organizaciones, el proceso presupuestario es un elemento básico de la planificación anual. Al incorporar los datos contables de años anteriores, los preparadores de presupuesto tienen una cifra para comenzar cuando proyectan los montos de ventas y gastos para el próximo año. El proceso de presupuestación generalmente comienza con proyecciones de ventas y estimaciones de cobro en efectivo. Después de completar estos presupuestos, se completan las previsiones de compras y gastos. Por último, se completa un saldo de caja proyectado y se crean los estados financieros previstos. En cada paso del proceso, los datos contables del período anterior se utilizan para informar las estimaciones del año actual.

Analisis de negocios

Los datos contables no solo se usan para predecir el desempeño en períodos futuros, sino que esta información también se usa para analizar el desempeño del negocio después del hecho. Muchos propietarios de pequeñas empresas revisan la información contable mensualmente comparando las ventas reales, los gastos y el rendimiento de las ganancias con el rendimiento proyectado. Si existen variaciones sustanciales en el desempeño proyectado en comparación con el desempeño real, los propietarios de pequeñas empresas pueden implementar cambios en la organización para corregir estas diferencias. Como tal, cuanto más frecuentemente se revisa la información contable, mayor es la posibilidad de que la administración reconozca los pequeños problemas antes de que se conviertan en grandes problemas.

Opciones de inversión

Cuando una compañía tiene un exceso de efectivo, como cuando recibe los fondos de un préstamo o un desembolso de un inversionista, la administración de la compañía a menudo utiliza datos contables para determinar cómo invertir estos fondos. Al examinar las proyecciones de efectivo de la compañía, la administración puede determinar cuánto efectivo se necesita a corto plazo y cuánto se necesitará a largo plazo. Una vez que se determine esto, la administración elegirá acciones, bonos u otras inversiones adecuadas para mantener efectivo durante el período de tiempo necesario. Al elegir las inversiones, la administración a menudo revisará los informes financieros o los informes de prospectos de inversión de las inversiones candidatas, otro uso de la información contable.

Benchmarking

La comparación del rendimiento financiero con los presupuestos internos no es la única forma en que los propietarios de pequeñas empresas utilizan la información contable para evaluar el rendimiento. La evaluación comparativa, el proceso de comparar la información financiera de la compañía con la industria u otros datos financieros de la compañía, permite a los gerentes evaluar el desempeño de la compañía en relación con sus pares. Si bien la evaluación comparativa puede ser útil, los propietarios de pequeñas empresas deben tener cuidado. A menudo las compañías de comparación son grandes corporaciones que cotizan en bolsa. Estas compañías podrían no ser siempre el mejor grupo de comparación. La gerencia debe tomar estos análisis con un grano de sal.