Consejos de entrenamiento en la recepción para consultorios médicos

Los recepcionistas médicos trabajan en la recepción de los consultorios médicos contestando teléfonos, saludando a pacientes y manejando comunicaciones escritas y electrónicas. Los recepcionistas de consultorios médicos difieren de los recepcionistas no médicos porque deben tratar a los pacientes en lugar de a los clientes. A través de métodos de capacitación efectivos, los recepcionistas de los consultorios médicos desarrollan las habilidades necesarias para abordar la atmósfera ocupada en la que trabajan.

Entrenamiento formal

La mayor parte de la capacitación de la recepcionista del consultorio médico se realiza en el lugar de trabajo, pero algunos empleadores pueden requerir que las recepcionistas obtengan una capacitación formal antes del empleo. Esto implica completar un título de asociado de dos años o un programa de certificado de un año a través de un colegio comunitario o una escuela técnica. El trabajo del curso incluye terminología médica, codificación de seguro médico y procedimientos de consultorio médico. Si el médico realiza entrevistas regularmente, la recepcionista puede necesitar capacitación adicional sobre cómo manejar las solicitudes y entrevistas de los medios.

Nombrar un entrenador

A un gerente de la oficina médica generalmente se le asigna la responsabilidad de capacitar a los recepcionistas médicos. El gerente lo logra al hacer que la recepcionista médica recién contratada se reúna con los médicos, enfermeras y otros miembros del personal y haga un recorrido por el edificio. El gerente también prepara un manual de capacitación por escrito que explica las políticas, procedimientos, etiqueta, historial y expectativas laborales del consultorio médico, que se entrega a la nueva recepcionista. El gerente puede sentarse con el nuevo empleado para revisar el manual o hacer que el empleado lo lea en su tiempo libre.

Establecer el papel de la recepcionista

Dentro de los parámetros de las políticas y procedimientos de la oficina, el gerente de la oficina médica debe establecer el rol de la recepcionista médica. El gerente de la oficina capacita al empleado señalando los diferentes tipos de pacientes con los que se encontrará, como los adultos mayores que están enfermos o con dificultades auditivas y los pacientes irritados. Los gerentes explican otras prioridades, como archivar registros médicos, registrar pagos en la computadora y mantener los mensajes de correo de voz y llamadas telefónicas personales al mínimo. El gerente de la oficina también puede proporcionar una lista de otros médicos, por lo que los pacientes son dirigidos a otros médicos si no hay una cita disponible.

Celebrar reuniones regulares

El gerente de la oficina y el personal pueden programar reuniones semanales o mensuales con la recepcionista para reforzar la capacitación con literatura o presentaciones visuales, identificar problemas y desarrollar un plan para abordar las deficiencias. Los nuevos recepcionistas son propensos a sentirse abrumados o angustiados durante el primer mes de empleo. Los gerentes de oficina necesitan asegurar a sus empleados que estos sentimientos se disiparán a medida que ganen experiencia en el trabajo. Los gerentes de oficina también pueden asignar a otra recepcionista médica en la oficina para que actúe como mentor del nuevo empleado.