Elementos de un informe de negocios

Creará un informe comercial más útil si primero determina las preguntas clave que debe responder, la información principal que debe incluir y cómo lo organizará para transmitir sus mensajes de manera clara y eficaz. La división de su documento en diferentes secciones lo guía a medida que prepara y escribe el informe.

Portada

No comience un informe de negocios sin permitir que los lectores sepan qué es y quién lo escribió. Puede lograr esto con una simple portada que incluye el nombre del informe, el autor, el nombre de la empresa, la información de contacto y la fecha. El nombre del informe puede ser una descripción simple de los contenidos, como "Proyecciones de ventas del tercer trimestre para Acme Manufacturing" o "Recomendaciones de compra de medios para el lanzamiento de la nueva línea de calzado para niños". Si el documento es de propiedad exclusiva y no debe compartirse, tenga en cuenta que en la portada.

Página de contenido

Dependiendo de la longitud del informe y su vida útil, incluya una página de contenido. Esto ayuda a los lectores a encontrar rápidamente la información que desean antes de sumergirse en todo el documento y hace que sea más fácil volver atrás para encontrar algo que leyeron antes. Si el informe es largo pero tiene solo varias secciones, la página de contenido puede ser solo unas pocas líneas que ayudan a los lectores a encontrar los números de página del comienzo de cada sección. Un documento más largo puede requerir una página de contenido con encabezados de sección y subtítulos debajo de cada uno.

Resumen ejecutivo

Deje que los lectores sepan por qué deben leer su informe incluyendo un resumen ejecutivo al principio del documento, después de la página de contenido y antes de que comience el resto del informe. El resumen ejecutivo es una breve descripción de la razón del informe y los resultados, recomendaciones o conclusiones finales. El resumen suele ser de media página o menos e no incluye documentación ni soporte.

Secciones

Divida su informe en partes de información similar para que sea fácil de entender y para que fluya mejor de un tema a otro. Por ejemplo, un análisis de las ventas de la compañía puede incluir secciones sobre ventas anteriores, proyecciones actuales, cambios en el mercado que afectan las ventas, el desempeño de los representantes de ventas, el producto, el punto de precio o el canal de distribución, los clientes clave y las recomendaciones.

información de soporte

Si tiene una amplia investigación, estadísticas, documentos financieros, cuadros, gráficos y dibujos, considere incluirlos en un apéndice si simplemente son documentos de apoyo que los lectores pueden querer después de haber leído su informe para verificar las reclamaciones que ha realizado. Si son necesarios para ilustrar un punto que está haciendo, inclúyalos en las páginas donde está haciendo sus puntos.