Ayudas visuales para las habilidades organizativas

El uso de ayudas visuales expande el concepto de habilidades de organización más allá de una oficina limpia y archivos alfabetizados. Las ayudas visuales proporcionan señales visuales que mejoran el rendimiento al mejorar la velocidad, la precisión, la eficiencia y el rendimiento. Las ayudas visuales se suman a las habilidades de la organización al perfeccionar la gestión del tiempo, las tareas y la información. La gestión eficiente de estos aspectos comerciales puede mejorar el servicio al cliente, las relaciones con los clientes y el beneficio.

Color

El color es una ayuda visual simple y efectiva para las habilidades de organización, especialmente cuando se trata de archivos en papel. La codificación por colores puede convertir un lío masivo o confuso de archivos en un sistema de información manejable al proporcionar una señal para la identificación inmediata. Las carpetas de archivos rojas pueden reservarse para archivos de proyectos. Las etiquetas de carpetas de archivos de diferentes colores pueden identificar el año en que se abrió un archivo, el vendedor asignado a un cliente, el departamento que atiende a un cliente o cualquier otra distinción que su empresa necesite hacer. El tipo rojo en una hoja de cálculo puede significar pérdidas comerciales o deudas pendientes de pago con la empresa. Una vez que la fórmula de color es oficial, los dueños de negocios y los empleados pueden funcionar de manera rápida y precisa con la misma información.

Liza

La tecnología ofrece a los propietarios de negocios calendarios digitales y recordatorios de pitidos, pero la simple lista sigue siendo una ayuda visual necesaria para administrar el tiempo y las tareas. Su lista puede estar escrita a mano en un bloc de notas legal, mantenerse en una pizarra blanca grande en su oficina o mostrarse en una hoja de cálculo compartida con todos los empleados. Los calendarios, líneas de tiempo y agendas de reuniones también sirven como listas que son ayudas visuales para administrar el tiempo y las tareas.

Documentos empresariales

Los documentos comerciales son ayudas visuales que organizan la información en una forma que responde preguntas específicas para el lector. El diseño del documento comercial es crítico, ya que un documento comercial mal diseñado puede dar como resultado una comunicación fallida. Un organigrama es un ejemplo de un documento comercial que es una ayuda visual. El plan del proyecto y la propuesta de negocios también son ayudas visuales que cuentan una historia o proporcionan una descripción lineal de la ejecución o el crecimiento.

Presentaciones

Algunas ayudas visuales ayudan a desarrollar habilidades para resumir información. La habilidad reside en capturar información importante y en separarla para el lector. Las barras laterales, las tablas, las fotografías, las listas con viñetas, los gráficos circulares, los gráficos y otras representaciones gráficas proporcionan una instantánea de la información que se muestra en lugar de indicar la información que se comparte. Rotafolios, pantallas de PowerPoint y transparencias generales también son ayudas visuales que resumen información y conceptos usando texto y gráficos.