Usos de Excel en informes comerciales o financieros

Es posible que Microsoft Excel, el componente de la hoja de cálculo del conjunto de aplicaciones de Microsoft Office, ya sea un programa familiar y de uso frecuente en su empresa. Si bien la estructura de la cuadrícula se presta para organizar celdas de datos, puede hacer que Excel trabaje más para usted en sus informes comerciales. Excel no solo almacena celdas de datos financieros, puede filtrarlos y transformarlos en diagramas visuales e incluso ahorrarle tiempo en la configuración y el diseño de documentos.

Informes listos

Si la solicitud de un nuevo informe llega a su escritorio o si desea renovar algo anticuado, Excel puede ahorrarle tiempo. Encuentre una gran colección de plantillas de informes haciendo clic en la pestaña "Archivo" y seleccionando "Nuevo". Haga doble clic en el botón "Informes" y verifique las plantillas de informes financieros como balances, tablas dinámicas, resúmenes de presupuestos, informes de comisiones, informes de recepción, Análisis de liquidez, ratios de deuda y más. Todas las plantillas de Excel son personalizables para su empresa, pero le darán un buen comienzo en la configuración. Algunos incluso incluyen la función AutoSum y las macros, que realizan cálculos por usted.

Mostrar, no digas

Divida la monotonía de documentos llenos de texto o números con la función de gráficos de Excel. Ya sea que esté elaborando un informe anual o un documento de ventas, insertar un gráfico circular, gráfico de barras u otra infografía puede ayudar a sus lectores a comprender mejor lo que están digiriendo. Excel crea automáticamente diagramas desde la sección de gráficos de la pestaña "Insertar" en la cinta. Usted tiene control total sobre el tipo de gráfico, colores, etiquetas y tamaño. Incluso puede copiar y pegar el gráfico directamente desde Excel en otros productos de Office, como Microsoft Word, o guardar el diseño y agregarlo a otros programas.

Se suma

Incluso si usa otro programa de software para producir su informe comercial, puede encontrar que Excel es más fácil y más rápido de usar que una calculadora o una máquina sumadora. Cuando necesite generar cálculos reales para sus informes, confíe en la pestaña "Fórmulas" de Excel para llegar a través. En lugar de escribir a mano cifras de un año de ventas mensuales en una calculadora, lo que deja espacio para errores de escritura, escriba los números en la cuadrícula de Excel y ejecute la función Autosum. Esto lo agrega todo junto con un beneficio: si alguna vez cambian sus números, AutoSum ajusta automáticamente el resultado con los nuevos datos. A continuación, puede transferir esta información a sus informes financieros.

Estrechando hacia abajo

El uso de Excel para recopilar información para sus informes de negocios significa que puede seleccionar sus datos de manera personalizada. Si sus datos estaban anteriormente en formato de libro mayor, encontrará en Excel una forma mucho más rápida de analizar, resaltar y eliminar información. La gran función de filtrado de Excel, que se encuentra en la cinta de la pestaña "Datos", le permite extraer solo la información que necesita para los informes. Separe una columna de las cifras de ventas de un solo empleado de una hoja completa o dígale a Excel que encuentre solo los ingresos por encima de una cierta cantidad de una determinada ubicación. Al usar los filtros de Excel, puede ordenar rápidamente grandes paquetes de información para obtener resultados personalizados para sus documentos.