El uso del correo electrónico en la comunicación empresarial.

Cuando se trata de hacer negocios, el correo electrónico es el rey de la comunicación, pero eso no significa que sea apropiado en todas las formas y situaciones. Un correo electrónico refinado y bien escrito dice mucho sobre su estilo de trabajo, mientras que una comunicación mal escrita y poco clara puede causar confusión y problemas que llevan a una pérdida de tiempo y productividad. Peor aún, podría dañar tu reputación.

¿El correo electrónico es apropiado?

Parte del uso efectivo del correo electrónico en un entorno empresarial incluye saber cuándo es apropiado enviar un correo electrónico y cuándo no. Antes de comenzar a escribir, considere si una discusión cara a cara o una llamada telefónica serían más fáciles a largo plazo. Es posible que desee elegir una de esas opciones si su mensaje es largo y complicado, si la información que se imparte es confidencial, o si el tono de su correo electrónico se puede malinterpretar fácilmente.

Líneas de asunto efectivas

La línea de asunto de un correo electrónico se siente como un descarte, sin embargo, no es nada. La línea de asunto debe ser específica, especialmente si se refiere a la fecha de una reunión o una fecha límite. Una línea de asunto de una sola palabra, como "FYI" o "Question", no transmite lo que necesita o cuando lo necesita. Sea lo más específico posible: solo piense en cuántos correos electrónicos recibe una persona en un día. Desea asegurarse de que el destinatario vea su línea de asunto y entienda que es un correo electrónico que requiere atención inmediata.

Ser breve

Si tiene un mensaje muy largo para transmitir al destinatario de su correo electrónico, considere una llamada telefónica. De lo contrario, manténgalo al grano. Eso incluye mantener tus oraciones cortas y fáciles de entender. Nota: el hecho de que quiera ser breve no significa que deba usar taquigrafía común, como "bc" para "porque" o "U" para "usted". Sea profesional y deletree todas las palabras apropiadamente.

Tocar el tono adecuado

Es muy fácil malinterpretar el tono de un correo electrónico; solo piense en todas las veces que pensó que alguien estaba insinuando algo un poco grosero, pero realmente no significaban nada con eso. En la comunicación empresarial, manténgase formal, incluso si tiene una relación personal con la persona. Errar en el lado de ser educado, usar la puntuación adecuada y, en muchos casos, saltarse los emojis.

Si está frustrado o enojado después de recibir un correo electrónico, tómese un poco de tiempo antes de responder. Cuando reaccionas de manera negativa, ese tono puede aparecer, y eso podría causar problemas en el futuro. No utilice mayúsculas en una comunicación comercial, ya que parece como si estuviera gritando de una manera poco profesional.

Como el destinatario

El uso adecuado del correo electrónico como comunicación empresarial no está relegado únicamente al remitente. Al revisar el correo electrónico de su empresa, haga su parte para comunicarse de manera efectiva. No dejes el remitente colgado; incluso si no puede escribir una respuesta larga a un correo electrónico, al menos escriba una nota que le permita al remitente saber que la recibió y que planea responder pronto.