Tipos de software de administración para ayudar a coordinar a muchas personas en un solo proyecto

Un solo proyecto puede representar cientos de tareas. La gestión de todas esas tareas hasta su finalización requiere una coordinación cuidadosa de los programas y recursos. El software de gestión de proyectos proporciona las herramientas necesarias para navegar con éxito a través de toda esa coordinación. Las opciones de software disponibles incluyen computadora, servidor y aplicaciones basadas en Internet. La selección de la mejor opción para un proyecto dado depende no solo de los requisitos del proyecto, sino también de la cantidad de proyectos y gerentes de proyecto, o PM, en el lugar de trabajo que se beneficiarían al hacer uso de la aplicación.

Capacidades del software

La mayoría de los gerentes de proyecto confían en un software que puede proporcionar, como mínimo, las capacidades del diagrama de Gantt. Los diagramas de Gantt vinculan los detalles de la coordinación, como los hitos, las tareas y los recursos. Las vistas del calendario proporcionan una vista rápida de la duración de cada tarea en días, semanas o meses, y muestran el estado en función del porcentaje que se ha completado. El PM puede ver si los recursos están sobrecargados, las tareas se superponen o existen otros problemas que pueden representar un riesgo para la finalización exitosa del proyecto. Microsoft Project es el software de gestión de proyectos más conocido. Las capacidades del diagrama de Gantt también existen en otras aplicaciones de Microsoft, como Excel y Visio, pero Microsoft Project incluye características adicionales, como la sincronización con Outlook y SharePoint para el seguimiento de citas y el intercambio de archivos.

Software de escritorio

El software profesional de administración de proyectos como Microsoft Project se puede instalar directamente en la computadora de un PM. Normalmente, el software es comprado por el empleador del PM y tiene licencia para el uso de cada empleado. Este enfoque se puede utilizar cuando se coordina un gran número de personas en un solo proyecto. En función de la naturaleza del proyecto y la cantidad de compañeros de trabajo que pueden necesitar ver los planes del proyecto, el calendario del proyecto puede publicarse en un servidor de gestión de documentos para el acceso y la revisión de los miembros del equipo. El uso de este enfoque le permite a un solo PM administrar el cronograma del proyecto, mientras que el sistema de administración de documentos proporciona a los miembros del equipo del proyecto una vista de sus tareas de trabajo, tareas y fechas de vencimiento.

Software de código abierto

El software de fuente abierta proporciona a los PM con presupuestos ajustados una solución gratuita para usar el software de gestión de proyectos. Los desarrolladores de todo el mundo crean software de código abierto, y los PM pueden visitar sitios web de código abierto para descargar el software directamente. Si bien el software de código abierto es gratuito, una empresa que esté considerando esta opción debe considerar la naturaleza del proyecto y evaluar el software para verificar que cumple con los requisitos de seguridad del lugar de trabajo. Si el software se utilizará durante un período de tiempo prolongado, es importante investigar los parches de seguridad para cumplir con los requisitos de cumplimiento de la tecnología de la información. Las opciones de código abierto actualmente disponibles para PM incluyen ProjectPier, TaskJuggler y Todoyu, entre otros.

Software como servicio

Una opción alternativa para descargar software de gestión de proyectos implica el uso de aplicaciones en línea a través de un modelo de software como servicio, o SAAS. El software SAAS se utiliza por suscripción y se accede desde la red de la compañía de software. Un PM tiene la opción de suscribirse mensualmente o anualmente. Este enfoque le permite al PM pagar una tarifa de suscripción mensual fija sin la necesidad de un contrato. Microsoft ofrece esta opción para su software Microsoft Project. Basecamp, Intuit QuickBase, FogBugz, Huddle y Clarizen Work Management Solutions también ofrecen aplicaciones de gestión de proyectos SAAS.

Soluciones basadas en servidor

Las soluciones de software basadas en servidor ofrecen otra alternativa a las descargas directas de software de escritorio. Las soluciones basadas en servidores residen en la sala de informática de su lugar de trabajo y son administradas por el departamento de tecnología de la información. En una situación en la que existen múltiples proyectos no relacionados, este enfoque permite a cada gerente de proyecto administrar los cronogramas del proyecto, los plazos y las asignaciones de recursos sin tener que administrar el software. Tener el software instalado de manera central también garantiza que el servidor que aloja el software cumple con los requisitos de seguridad del lugar de trabajo. Los proveedores que proporcionan aplicaciones basadas en servidor para la gestión de proyectos incluyen Project Server 2013 de Microsoft y Oracle Primavera.