Tipos de controles internos en una tienda de comestibles

Las tiendas de comestibles enfrentan una variedad de desafíos para mantener el inventario protegido y la información financiera precisa. Los robos de inventario por parte de empleados o clientes dan como resultado la pérdida de ganancias para la tienda y precios más altos para los clientes honestos. La información financiera incorrecta resulta en una toma de decisiones deficiente, ya que el propietario se basa en la información contenida en los informes financieros. Los controles internos reducen la posibilidad de inventarios robados o informes inexactos.

Necesidad de controles

En las tiendas de comestibles, la mercancía perecedera debe almacenarse adecuadamente para garantizar su venta. Muchos productos son lo suficientemente pequeños como para caber en el bolsillo de un consumidor. Los cajeros trabajan directamente con el efectivo y el contador determina qué proveedores pagar. Los procedimientos de control interno limitan la oportunidad para que los empleados o clientes hagan mal uso o roben los activos de la tienda y minimizan la capacidad de declarar erróneamente los registros financieros.

Separación de tareas

La separación de tareas se refiere a la asignación de tareas específicas dentro de un proceso a diferentes personas. Esto permite que cada persona realice una verificación doble del trabajo del otro. Por ejemplo, los intercambios de efectivo se realizan frecuentemente durante el día en la línea de salida, y puede asignar un empleado separado para que cuente el dinero en el registro de caja al final del turno para asegurarse de que se acumule. En el área de la tienda donde los empleados reciben envíos de alimentos de los proveedores, un empleado puede recibir el envío y otro puede verificar el inventario mientras almacena los artículos en el estante.

Auditorias

Las auditorías brindan a la administración la oportunidad de revisar el trabajo completado durante todo el mes. Una auditoría reproduce el trabajo para ver si ocurre la misma respuesta. Durante una auditoría de inventario, por ejemplo, los empleados de la tienda de comestibles cuentan los productos en los estantes y en el almacén y comparan el número con la cantidad registrada en los registros de la tienda. Las discrepancias identifican errores o posibles robos.

Documentación

Las cajas registradoras crean cintas de recibos de las transacciones que ocurrieron durante cada turno. Los almacenes conservan copias de los documentos recibidos y las transferencias a los estantes de las tiendas. Los empleados usan tarjetas perforadas o registros electrónicos para registrar las horas que trabajan. Esta documentación proporciona verificación de que se realizaron transacciones de inventario, que los empleados trabajaron las horas informadas y que la información de ventas es precisa.