Tipos de sistemas de información en una organización empresarial

Las pequeñas empresas se preocupan principalmente por obtener y mantener clientes mediante la producción de bienes o servicios de calidad. Los dueños de negocios también enfrentan el considerable desafío de convertir montañas de datos en información procesable. La información sobre ventas, listas de clientes, inventario, finanzas y otros aspectos de su negocio debe ser administrada cuidadosamente. Sus sistemas de información también pueden ser fuentes importantes de información para hacer crecer su negocio al contener costos y lograr una ventaja competitiva. Para aprovechar mejor los datos como un activo de la compañía, adopte una estrategia de información formal para su negocio.

Sistema de procesamiento de transacciones

Una pequeña empresa procesa las transacciones que resultan de las operaciones comerciales diarias, como la creación de cheques de pago y órdenes de compra, utilizando un sistema de procesamiento de transacciones o TPS. El TPS, a diferencia de un sistema por lotes, requiere que los usuarios interactúen con el sistema en tiempo real para que el sistema recopile, almacene, recupere y modifique los datos. Un usuario ingresa datos de transacciones por medio de un terminal, y el sistema almacena inmediatamente los datos en una base de datos y produce cualquier salida requerida. Por ejemplo, el propietario de una pequeña empresa puede ordenar a un sistema bancario que cargue una cuenta de ahorros por $ 500 y acredite a la cuenta de cheques de la compañía por $ 500. Debido a las actualizaciones constantes del sistema, un usuario puede acceder a los datos actuales de TPS, como el saldo de una cuenta, en cualquier momento.

Sistema de Información de Gestión

Los gerentes y propietarios de pequeñas empresas confían en un sistema de información de gestión específico de la industria, o MIS, para obtener datos de rendimiento operativo actuales e históricos, como datos de ventas e inventarios. Periódicamente, el MIS puede crear informes preprogramados, que la administración de la empresa puede usar en la planificación y las operaciones estratégicas, tácticas y operativas. Por ejemplo, un informe MIS puede ser un gráfico circular que ilustra el volumen de ventas del producto por territorio o un gráfico que ilustra el porcentaje de aumento o disminución en las ventas de un producto a lo largo del tiempo. Los gerentes y propietarios de pequeñas empresas también confían en el MIS para realizar análisis ad hoc "qué pasaría si". Por ejemplo, un gerente podría usar el sistema para determinar el efecto potencial en los programas de envío si las ventas mensuales se duplicaran.

Sistema de soporte de decisiones

Un sistema de soporte de decisiones, o DSS, permite a los gerentes y propietarios de pequeñas empresas utilizar informes predefinidos o ad hoc para respaldar la planificación de operaciones y las decisiones de resolución de problemas. Con DSS, los usuarios encuentran respuestas a preguntas específicas como un medio para evaluar el posible impacto de una decisión antes de que se implemente. Las respuestas a las consultas pueden tomar la forma de un informe de resumen de datos, como un informe de ingresos del producto por trimestre. Para realizar un análisis, los dueños de negocios y los gerentes usan una interfaz, un panel de control, para seleccionar una representación gráfica particular de un indicador clave de desempeño que mide el progreso hacia el cumplimiento de un objetivo específico. Por ejemplo, un panel de control de fabricación puede mostrar un gráfico que representa la cantidad de productos fabricados en una línea en particular.

Sistema de apoyo ejecutivo

El sistema de apoyo ejecutivo, o ESS, contiene informes predefinidos que ayudan a los propietarios y gerentes de pequeñas empresas a identificar tendencias a largo plazo en apoyo de la planificación estratégica y la toma de decisiones no rutinarias. Los usuarios del sistema hacen clic en cualquier ícono que se muestra en la pantalla de ESS e ingresan los criterios de informe para ver informes y gráficos predefinidos individuales, que se basan en datos del departamento funcional y de toda la compañía, como ventas, programación y contabilidad de costos. Los informes de ESS informan al gerente comercial o propietario sobre un problema, como las tendencias del mercado y las preferencias del comprador. El sistema de ESS también ofrece herramientas de análisis utilizadas para predecir resultados, evaluar el rendimiento y calcular estadísticas basadas en datos existentes.