Tipos de sistemas de archivos de verificación de empleo

En los Estados Unidos, es responsabilidad del empleador garantizar que todos los empleados de la empresa estén legalmente autorizados para trabajar. Si bien la premisa de esto puede parecer simple, si usted es propietario de una pequeña empresa sin un gran departamento de recursos humanos, o una persona dedicada de recursos humanos, comprender las complejidades legales puede ser difícil. Afortunadamente, no tiene que tener experiencia en derecho laboral para crear sistemas de archivo que lo ayuden a organizar la información de elegibilidad de sus empleados.

Formularios I-9

De acuerdo con los Servicios de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos, todos los empleadores en los Estados Unidos deben completar y conservar los formularios I-9 para cada persona contratada. Esto incluye tanto a ciudadanos de los EE. UU. Como a no ciudadanos que tienen autorización para trabajar en los EE. UU. La sección 1 del formulario suele ser completada por el empleado y consiste en un área para la información del empleado, incluido el nombre legal, la fecha de nacimiento, la dirección y el número de Seguro Social. . La sección 2 es completada por el empleador y es donde el empleador completa la información de los documentos de autorización de trabajo del empleado. Algunos documentos aprobados de autorización de trabajo incluyen una licencia de conducir válida y un número de Seguro Social, un pasaporte de los EE. UU. Y una tarjeta de residente permanente.

Presentación del formulario I-9 completado

Muchos empleadores hacen copias de los documentos de identificación del empleado, como una licencia de conducir o pasaporte. Luego, presentan el formulario I-9 completado y firmado por separado de los documentos de identificación. Los archivos I-9 y los documentos de identificación suelen ser archivos seguros que están marcados como privados o incluso que están cerrados. Los empleadores hacen esto para prevenir el robo de identidad y para asegurar que la información personal de los empleados permanezca privada.

Archivos de aplicación

La mayoría de los empleadores también archivan las solicitudes de los empleados. Si bien no es obligatorio por ley que las solicitudes de los empleados y los formularios I-9 se presenten por separado, la mayoría de los departamentos de Recursos Humanos lo hacen. Esta práctica de presentación se realiza porque si alguna vez se enfrenta a una auditoría de verificación de empleo del USCIS o del Departamento de Trabajo de los EE. UU., Será mucho más fácil encontrar la información en lugar de revisar cientos de archivos llenos de solicitudes en papel, acuerdos de confidencialidad y otros. Formularios para empleados, como resultados de detección de drogas. El otro razonamiento para presentar el I-9 por separado es que el I-9 generalmente tiene información sobre la nacionalidad de un empleado. Si esta información se archiva de forma segura, el empleador puede evitar que otros empleados discriminen a un empleado por su origen étnico.

Manteniendo los archivos

El I-9 no se envía al USCIS; se guarda con el empleador. Según el USCIS, este formulario debe conservarse durante un mínimo de tres años después de la fecha de contratación o al menos un año después de que el empleado haya sido despedido. Algunas compañías conservan los archivos por más tiempo que los requisitos mínimos y crean sistemas de archivo adicionales para I-9 más antiguos.