Cómo escribir una declaración de eventos para un incidente de recursos humanos

Los problemas en el lugar de trabajo, o los incidentes de recursos humanos, generalmente son manejados por un miembro del personal de recursos humanos o un especialista en relaciones con los empleados que está capacitado para investigar las quejas de los empleados. Los detalles sobre las quejas de los empleados deben documentarse como parte del proceso de investigación. La gestión de la investigación de incidentes de recursos humanos comienza mucho antes de que un empleado presente una queja. Comienza con el compromiso del empleador con prácticas de empleo justas, como las leyes federales y estatales que prohíben la discriminación y el acoso en el lugar de trabajo, y una política en el lugar de trabajo para el manejo de las investigaciones y la resolución de quejas.

Las leyes federales

La Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo de los EE. UU. Hace cumplir el Título VII de la Ley de Derechos Civiles de 1964 y otras leyes federales que protegen a los trabajadores de prácticas laborales injustas. Las leyes federales y estatales contra la discriminación son la base sobre la cual se presentan muchas quejas en el lugar de trabajo. Un empleado no puede citar específicamente la ley que prohíbe el tratamiento por el que se queja; Depende de Recursos Humanos documentar la base de la queja. Por lo tanto, el archivo HR normalmente contiene una breve descripción de la base y la ley aplicable. Por ejemplo, si una empleada se queja de que su supervisor se está involucrando en una conducta no deseada, incluidos los comentarios emocionales y las carencias, el archivo de Recursos Humanos podría indicar "Alegaciones: Acoso sexual por parte del supervisor - Investigación del Título VII".

Responsabilidad del empleador

La EEOC recomienda encarecidamente que los empleadores aborden la responsabilidad potencial al avanzar rápidamente para investigar y resolver los problemas del lugar de trabajo. La agencia dice que los empleadores que establecen un proceso para que los empleados informen los problemas del lugar de trabajo están utilizando los métodos adecuados que les permiten abordar las quejas de los empleados y resolverlos antes de que se conviertan en acusaciones formales de discriminación presentadas bajo protecciones federales o estatales. Cuanto antes realice una investigación, RR.HH., más fuerte será su defensa para reducir la responsabilidad por presuntas prácticas laborales desleales.

Reunión de recursos humanos

La primera declaración de testigo que HR toma es del empleado. En una reunión privada, el especialista de recursos humanos insta al empleado a revelar detalles sobre su queja. RH escucha atentamente y registra la declaración de la empleada, utilizando notas escritas a mano o mecanografiadas, mientras proporciona información sobre los incidentes. Se le debe alentar a que brinde información objetiva y se le debe desanimar a que retenga información porque asume que ciertos detalles pueden ser irrelevantes. HR toma la determinación acerca de lo que es relevante.

Cadena de eventos

A lo mejor de su memoria, el empleado debe proporcionar información como fechas, lugares, circunstancias y nombres de los empleados presentes cuando ocurrió el incidente. Además, el empleado debe describir su reacción o cómo respondió al incidente. Por ejemplo, "18 de diciembre de 2012 - Departamento de ventas - Aproximadamente a las 6 pm, el supervisor de la Sra. Smith, el Sr. Doe, se colocó directamente detrás de ella y le puso la mano en el hombro derecho cuando le preguntó si la Sra. Smith se quedaría tarde para atraparla. en el trabajo del día anterior. La Sra. Smith se negó. Ningún otro empleado estuvo presente ".

Declaración de los testigos

La queja del empleado se trata como cualquier otra declaración de un testigo durante una investigación. RH resume la queja del empleado y prepara una declaración por escrito para la firma del empleado, luego de lo cual RH advierte al empleado que se abstenga de discutir la queja con sus compañeros de trabajo, supervisor o cualquier otra persona. RH explica que mantendrá la confidencialidad del asunto en la medida de lo posible, pero que entrevistar a otros testigos requerirá la divulgación de información básica sobre la queja del empleado.

Organización y confidencialidad.

La cadena de eventos debe organizarse en orden cronológico. Los RR.HH. deben evitar el uso de lenguaje en cualquiera de las declaraciones de los testigos que sugieran una evaluación prematura de la credibilidad de los testigos. De hecho, RR. HH. No debe realizar notas críticas, análisis o evaluaciones de credibilidad en ningún lugar del archivo de investigación. Mantenga todas las evaluaciones y análisis separados del archivo de investigación en otro archivo confidencial. Notas como estas podrían ser detectables si se hacen parte del archivo de investigación, lo que significa que si el asunto eventualmente se convierte en una demanda, el abogado del empleado podría pedirle a Recursos Humanos que presente documentos relevantes al incidente, que incluirían todos los materiales de investigación.