Cómo escribir procedimientos operativos estándar (SOP) para el control de documentos

Las organizaciones y corporaciones de todo tipo utilizan documentos para transmitir mensajes tanto internos como externos. Para que una organización sea eficiente, debe desarrollar mecanismos para controlar y organizar estos documentos. De hecho, la Organización Internacional de Normalización o ISO publica directrices que las organizaciones no gubernamentales pueden usar para cumplir con los estándares de calidad. La cláusula 4.2.3 de las normas ISO 9001 explica estas pautas.

1.

Describa el proceso de aprobación del documento antes de emitirlo. Explique quién es responsable de que se apruebe un documento y quién debe firmarlo para que se considere aprobado. Por ejemplo, algunas organizaciones requieren una firma del gerente de calidad, mientras que otras pueden requerir firmas de aprobación de varias personas en puestos de alta gerencia, como el vicepresidente o el presidente.

2.

Defina los procedimientos operativos estándar para las actualizaciones y revisiones de documentos después de la aprobación inicial. Indique si los documentos deben revisarse y actualizarse periódicamente (por ejemplo, semestralmente) o según sea necesario para abordar los cambios o las deficiencias en los documentos. Explique los mecanismos para registrar la revisión de documentos y la posterior aprobación de los documentos. Muchas organizaciones requieren las mismas firmas para la re-aprobación que para la aprobación inicial de los documentos.

3.

Escriba los pasos necesarios para identificar y registrar correctamente los cambios en los documentos. Por ejemplo, puede solicitar que se mantenga un historial de revisiones con cada documento que enumera los cambios realizados en cada revisión. Explique el sistema utilizado para identificar la revisión actual de los documentos, como un sistema de letras y números (por ejemplo, Rev. 23).

4.

Cree y explique el sistema para almacenar y organizar las revisiones de documentos actuales. Por ejemplo, puede usar el servidor de red de la organización para almacenar archivos de documentos electrónicamente o ordenar el almacenamiento de documentos físicos en papel. En cada caso, explique cómo los empleados o representantes autorizados pueden acceder a los documentos y a los privilegios permitidos (por ejemplo, impresión o copia).

5.

Explique cómo los documentos oficiales se mantendrán legibles e identificables. Con documentos electrónicos, por ejemplo, explique el sistema de nombres de archivos que utiliza. Para documentos en papel, explique cómo deben manipularse y mantenerse los documentos (p. Ej., Laminación o documentos de copia).

6.

Cree una sección en sus SOP dedicados a la organización y control de acceso de documentos externos. Haga una lista de los documentos externos que utiliza (por ejemplo, documentos gubernamentales o de autoría del cliente). Explique los procedimientos para identificar y organizar estos documentos dentro de su empresa y cómo se mantendrá actualizado con las versiones actuales (p. Ej., Recuperar los documentos de agencias gubernamentales en línea).

7.

Escriba un método para identificar documentos desactualizados si se conservan y para evitar el uso involuntario de estos documentos. Por ejemplo, algunas empresas destruyen o eliminan documentos obsoletos inmediatamente después de identificar una versión actual. Esto evita que los documentos antiguos queden tirados y se asegura de que no se utilicen accidentalmente.