Cómo escribir una factura simple

Como propietario de una pequeña empresa, debe mantener registros meticulosos para documentar las ganancias y pérdidas. También necesita registros financieros detallados al preparar sus declaraciones de impuestos comerciales. Las facturas brindan una forma sencilla de alertar a los clientes sobre el dinero que le deben. Estas formas simples también ofrecen una forma eficiente para que usted y su personal realicen un seguimiento de las ventas y el inventario. Puede usar las plantillas de factura que se incluyen en su paquete de software de procesamiento de textos, o puede escribir esos documentos usted mismo.

1.

Abra un documento de procesamiento de textos en blanco. Escriba el nombre de su empresa y la información de contacto, y colóquela en la parte superior de la página con letras grandes y en negrita. También puede incluir su nombre o el nombre de la persona a cargo de la facturación, y la información de contacto directo para que los clientes llamen o envíen un correo electrónico si tienen preguntas.

2.

Escriba la fecha en que se realizó la transacción de venta, también conocida como la fecha de facturación, debajo de su información de contacto. Puede centrar la fecha o alinearla a la izquierda de la página. Cree un número de factura y escríbalo en una línea separada, dejando un espacio arriba y abajo para que se destaque. El número de factura vincula el nombre del cliente con la transacción y facilita la contabilidad.

3.

Escriba el nombre y la información de contacto de la empresa o la persona que recibe la factura. Alinear esta información a la izquierda o derecha de la página.

4.

Ingrese los productos y servicios adquiridos en la factura. Para facilitar el ingreso de datos, cree una tabla simple de varias columnas y filas usando la herramienta de generación de tablas de su procesador de textos. También puede ingresar información y presionar la tecla "Tab" para mantener la información en la misma línea organizada. En general, cada fila de una factura incluye una descripción del producto seguida de un precio.

5.

Calcule la cantidad que su cliente le debe por los productos o servicios que proporcionó. En una factura simple, escriba el monto total adeudado debajo de la descripción del producto, alineado en el lado derecho de la página. Si cobra impuestos y otros cargos, indique los montos adeudados, calcule el total manualmente y escríbalo en la factura. También puede usar la herramienta de generación de tablas para agregar una fórmula a la tabla que sumará las tarifas detalladas automáticamente.

Propina

• Alternativamente, configure su factura en una hoja de cálculo. Utilice las funciones de vista previa del software para asegurarse de que toda la información de la factura aparecerá en una hoja de papel estándar de 8 1/2 pulgadas por 11 cuando se imprima.