Cómo escribir cartas comerciales de problema-solución

Para muchas personas de negocios, escribir plantea un desafío, especialmente cuando hay una carta de solución de problemas a mano. Podría ayudar pensar que la tarea que enfrenta es inherentemente optimista. No solo está delineando un problema y sus consecuencias, también está brindando una solución que debería mejorar el estado de cosas de ambas partes. Ya sea que esté escribiendo a un cliente, proveedor o socio comercial, el hecho de que se tome el tiempo para presentar una solución podría ayudar a garantizar que el problema no vuelva a ocurrir.

1.

Dedique el primer párrafo de su carta a describir su propósito por escrito: está abordando un problema que ha ocurrido y está proponiendo lo que espera que sea una solución mutuamente aceptable.

2.

Explique el problema y la información de antecedentes pertinente en los párrafos segundo y tercero, logrando un tono tranquilo, razonable, si no amistoso, que carece de sarcasmo o ira. Recuerde que aún no ha propuesto su solución y no desea que su lector sintonice su mensaje.

3.

Describa las consecuencias del problema en términos reales y humanos para que el lector entienda completamente el alcance del problema. Dígale que está escribiendo a un vendedor que regularmente estaciona su camión frente a su edificio durante una hora todos los días mientras él va a almorzar al lado. A pesar de las líneas pintadas en el pavimento, su gran camión ocupa varios espacios de estacionamiento, y justo en frente de su edificio. Las consecuencias de esta acción podrían ser que el camión sirva para disuadir a sus clientes, algunos de los cuales se han quejado de este comportamiento.

4.

Luche por la amabilidad diciendo que aprecia la relación de la persona con su compañía. Si puede, proponga una solución que supere las circunstancias actuales, como sugerir que el vendedor estacione su camión en la parte trasera de su edificio, donde disfrutará de acceso por rampa y puertas más anchas.

5.

Alcance algunos puntos en común, tal vez al decir que "como compañeros de negocios", comparte el deseo de mantener felices a sus clientes para que sus negocios continúen prosperando y creciendo.

6.

Exprese su deseo de escuchar una solución alternativa y anime una llamada telefónica para discutir el problema. Incluso si cree que realmente no hay una alternativa viable, el hecho de que esté dispuesto a considerar una alternativa debe ser apreciado.

7.

Cierre la carta de solución de problemas prometiendo llamar en unos días. Diga su confianza de que podrá resolver el asunto satisfactoriamente y agradezca a la persona por su tiempo y consideración.

8.

Pídale a un colega que lea su carta y pruébelo, no solo por la ortografía y la gramática, sino también por el tono y la selección de palabras.

Propina

• La naturaleza humana es lo que es, siempre existe la posibilidad de que su amable y racional carta de solución de problemas sea rechazada con enojo. Si esto sucede, siempre tiene la opción de hacer un seguimiento con una letra más fuertemente redactada. Mantente optimista. La mayoría de las personas responden de manera positiva al tacto y la diplomacia, incluso si aceptan su solución a regañadientes.