Cómo escribir un nuevo memorando de política de la compañía

Los dueños de negocios tienen muchas razones para crear nuevas políticas y procedimientos. Una empresa debe tener tanto un manual del empleado como un manual de operaciones escrito y reconocido por todos los empleados. Estos libros mantienen el registro de las políticas de la empresa. Si se modifica una política o se implementa una nueva, los empleadores deben notificar a los empleados sobre el cambio. Escribir el memo para una política de la empresa nueva o actualizada es el primer paso.

Formato Memo

La mayoría de los programas de procesamiento de palabras de negocios, como Microsoft Word, tienen plantillas para notas de negocios. Las plantillas facilitan el proceso de formatear una nota. Simplemente agregue los componentes a la plantilla para formatear su memo. La mayoría de las plantillas colocan la palabra Memo o Memorandum en la parte superior con una fuente grande. También pueden incluir en una fuente más pequeña un clarificador como Confidencial o Sólo para uso interno . Todo esto puede estar en el encabezado de la página.

El cuerpo de la nota debe usar el formato comercial, llamado formato de bloque. Alinee cada sección con el margen izquierdo y separe cada bloque con espacio de línea. Las opciones de fuentes de negocios deben ser Courier, Arial o algo similar. El punto es ser legible. El tamaño de la fuente de negocios es generalmente de 12 puntos.

El primer bloque es la sección de distribución, fecha y tema. Por ejemplo:

• A todos los empleados

• De: Director de Operaciones

• Fecha: 1 de marzo de 2017

• Asunto: Espacios de estacionamiento no asignados.

Los destinatarios deben obtener una imagen clara de quién envió la nota, quién recibe una copia, la fecha y el propósito de la nota.

Presentación de información en el memo

Existe la posibilidad de que se genere la nota porque una ley ha cambiado o algo sucedió durante el trabajo que causó un problema. Para prevenir problemas futuros, la empresa está implementando una nueva política. Si bien es perfectamente correcto hacer referencia a nuevas leyes, nunca cite ocurrencias individuales que condujeron a la creación de la nueva política. Evite referirse específicamente a los empleados y evite lenguaje inflamatorio o despectivo en la nota. Mantener el tono profesional y atenerse a los hechos exclusivamente. Por ejemplo, si se está implementando una nueva política de casilleros, el idioma no debe ser acusatorio ni referirse de ninguna manera a los robos de empleados anteriores.

El cuerpo del memo

El cuerpo de la nota puede ser uno o más párrafos que usan el estilo de formato de bloque para negocios. La nota debe indicar cualquier política existente y la nueva política junto con la fecha de vigencia de la nueva política.

Es posible que deba proporcionar información adicional pertinente a la nueva política. Por ejemplo, una empresa podría necesitar cambiar los protocolos de seguridad en la ubicación debido a las nuevas regulaciones federales. Resalte cualquier cambio en las políticas existentes, definiendo claramente en qué se diferencia lo antiguo de lo nuevo. Consulte las políticas relevantes existentes indicando el nombre de la política y el número de sección o página donde se encuentran en el manual de la política existente.

Cada manual de políticas debe estar fechado para que los empleados sepan que están buscando la versión correcta. Al hacer referencia a los cambios en una nueva nota de política, incluya la fecha del manual al que se hace referencia.

Lista de distribucion

Los empleadores deben encontrar una manera de asegurarse de que todos los empleados que necesitan obtener la nota reciban una copia. No todas las empresas tienen a todos los empleados en una lista de distribución de correo electrónico. Para asegurarse de que todos reciban el memorándum, publíquelo donde se guardan los carteles del Departamento de Trabajo y OSHA para que todos los empleados los revisen. Envíe por correo electrónico la lista de distribución de los empleados que tienen correos electrónicos. Incluya la nota con los talones de pago o pida a los gerentes que entreguen una copia a cada empleado y realicen una reunión sobre el cambio.

Addendum a los manuales

Agregue la nueva nota como un anexo al manual del empleado existente. Si no ha actualizado el manual del empleado por algún tiempo o si hay muchos cambios ocurriendo, puede ser conveniente actualizar todo el manual con una nueva fecha de publicación. De esa manera, los empleados no harán referencia accidental a las políticas obsoletas.