Cómo escribir una factura de limpieza

Si usted opera una empresa de limpieza, la facturación es un componente vital de su negocio. No ganará dinero hasta que envíe facturas a sus clientes por el trabajo que realice. Puede ahorrar tiempo creando una plantilla de factura para reutilizarla más tarde. Cuando llegue el momento de facturar al cliente nuevamente, simplemente complete los detalles del trabajo en su plantilla y su nueva factura estará lista para enviar. Si factura los costos de cualquier producto de limpieza directamente al cliente, incluya copias de los recibos y otra documentación que respalde los cargos.

Información básica

La sección superior de la factura debe incluir el nombre de su empresa de limpieza, su dirección, números de teléfono y fax y el logotipo de la empresa, si tiene uno. Indique la fecha de la factura en la parte superior junto con el número de factura. Omita varias líneas y anote el nombre del cliente, la información de contacto y el número de identificación del cliente en su sistema contable. Si proporciona servicios de limpieza comercial, es posible que también deba indicar el número de orden de compra que recibió de su cliente. Esto ayuda al cliente a autorizar el pago de su factura más rápido.

Descripción

Describa todos los servicios de limpieza que realizó para el cliente durante el período de facturación. Enumere cada tipo de servicio en una línea separada e incluya tantos detalles como sea posible. Indique si el servicio se factura como tarifa plana o por hora. Para los cargos por hora, indique el número de horas trabajadas y multiplíquelo por la tarifa por hora para cada artículo de línea. Incluya cualquier número de costo de trabajo o identificadores de actividad utilizados en su sistema contable. Sume todos los cargos al final de esta sección.

Términos de pago

Especifique los términos de pago para esta factura, como el vencimiento al recibirlos, neto 15 o neto 30, los números que se refieren al número de días que el cliente debe pagar la factura. Si el cliente ya pagó una parte de la factura, indique el monto del pago y reste el monto facturado para encontrar el saldo restante. Aplique cualquier recargo por pago atrasado o descuentos al saldo adeudado para encontrar el monto de la factura actual. Enumere las formas de pago que su empresa de limpieza acepta, como cheques, tarjetas de crédito o giros postales. Si ofrece el procesamiento de pagos en línea o por teléfono, indique su sitio web o número de teléfono en la factura.

Notificaciones

Utilice la sección final de su factura para enviar mensajes a sus clientes. Agregue un mensaje estándar de "Gracias" en la parte inferior de la factura para todos los clientes. También puede usar esta área para enumerar los próximos eventos especiales o promocionales que pueden atraer a un cliente en particular. Por ejemplo, podría incluir un cupón de descuento para la limpieza de cortinas después de atender las alfombras del cliente.