Cómo escribir un manual de instrucciones auxiliar administrativo

Un asistente administrativo mantiene a sus ejecutivos y otros miembros del personal encaminados al mantener la oficina con suministros, programando citas y reuniones, y contestando el teléfono según sea necesario. Los asistentes administrativos que trabajan para su empresa son tan buenos como el manual de instrucciones que escribe para ellos. Este manual detalla las expectativas de su empresa y explica el clima y la cultura. Úselo para explicar cómo realizar tareas específicas, así como para establecer las reglas de conducta.

Haga una portada para el manual de instrucciones. Asigne al manual un título simple, como "Manual y manual del asistente administrativo". Incluya el nombre de su empresa y su dirección en la portada.

Crea una tabla de contenidos en la segunda página. Enumere todos los temas que incluirá en el manual, como "Contestar el teléfono y Tomar mensajes", "Dictado y transcripción" y "Cómo pedir suministros de oficina". Los temas que enumere dependen de las responsabilidades de los asistentes administrativos. Además de las instrucciones sobre la realización de tareas, incluya contenidos como "Política de ausencias", "Rupturas", "Beneficios y sueldos" y otra información pertinente que un asistente necesitará como empleado.

Crea un encabezado para cada tema.

Enumere los pasos para cada tarea utilizando una lista con viñetas o numerada para que los asistentes puedan ver claramente la progresión de la tarea. No asuma ningún conocimiento previo de la tarea; por ejemplo, indique al asistente que abra el programa de procesamiento de textos para escribir un documento.

Use un lenguaje claro para describir cómo realizar cada tarea. Por ejemplo, escriba "Responda el teléfono diciendo" ¡Hola! Gracias por llamar a [Nombre de la empresa]. Esto es [su nombre]; ¿cómo puedo ayudarlo? "" Para informar a los asistentes sobre cómo responder el teléfono. Enumere la información que necesitan recopilar de la llamada cuando recibe un mensaje o antes de transferir la llamada a otra persona. Por ejemplo, el asistente debe anotar el nombre de la persona que llama, desde dónde llama y el propósito de la llamada.

Guarde e imprima el manual de instrucciones. Haga agujeros en el lado izquierdo de los papeles, luego insértelos en la carpeta.

Artículos que necesitarás

• Computadora y software de procesamiento de textos.

• Impresora

• Papel

• Perforadora

• Carpeta de 3 anillos de 2 pulgadas

Propina

• Guarde una copia de seguridad del manual de instrucciones guardado en su computadora para que pueda revisarla y reimprimirla según sea necesario.

2016 Información Salarial para Secretarios y Asistentes Administrativos

Los secretarios y asistentes administrativos ganaron un salario medio anual de $ 38, 730 en 2016, según la Oficina de Estadísticas Laborales de los Estados Unidos. En el extremo inferior, las secretarias y los asistentes administrativos ganaron un salario del percentil 25 de $ 30, 500, lo que significa que el 75 por ciento ganó más de esta cantidad. El salario del percentil 75 es de $ 48, 680, lo que significa que el 25 por ciento gana más. En 2016, 3, 990, 400 personas fueron empleadas en los Estados Unidos como secretarias y asistentes administrativos.