Cómo escribir un correo electrónico de seguimiento a una gran reunión de negocios

Las reuniones son una herramienta comercial importante en el arsenal de cualquier empresario. Las reuniones son donde se realiza la capacitación de los empleados, los clientes potenciales se convierten en clientes leales y los inversionistas se incorporan. Las grandes reuniones de negocios merecen grandes correos electrónicos de seguimiento. Estos correos electrónicos se pueden usar para reforzar los puntos hechos durante la reunión, proporcionar información que se haya pasado por alto y poner en marcha acciones de seguimiento.

1.

Dirija el correo electrónico a la persona correcta. Vuelva a verificar la dirección de correo electrónico y la ortografía del nombre de su contacto. Si el correo electrónico debe ser formal, incluya el título preferido del destinatario. Tomarse el tiempo para dirigirse personalmente a cada persona que está enviando un correo electrónico da una buena impresión, especialmente si está tratando de atraer nuevos negocios o inversores.

2.

Escriba una línea de asunto fácilmente reconocible que se relacione directamente con la reunión. Las líneas de asunto genéricas, como "reunión" o "nuestra conversación de ayer", pueden eliminarse o perderse en el desorden de una bandeja de entrada ocupada.

3.

Escriba una breve introducción que recuerde a los destinatarios el motivo de la reunión y les agradezca el tiempo que tomaron para participar.

4.

Determine el propósito del correo electrónico de seguimiento. El contenido del correo electrónico de seguimiento diferirá según el motivo de la reunión. Envíe un resumen de sus puntos de venta más atractivos a un cliente potencial. Incluya una lista de puntos de capacitación o objetivos específicos de ventas o servicio para los empleados. Incluya hojas de datos, una copia de su plan de negocios o tablas de ventas potenciales para inversionistas.

5.

Incluya cualquier acción específica que deba tomarse. Mencione fechas y horarios para futuras reuniones. Brinde un resumen de los pasos específicos que se tomarán a continuación si se encuentra en medio de un proceso de ventas o capacitación.

6.

Revisa tu ortografía y gramática. Utilice la función de corrección ortográfica de su programa de correo electrónico para detectar errores obvios. Lea lentamente y busque cualquier cosa que se haya deslizado por el corrector ortográfico. Haga las correcciones necesarias.

7.

Incluya su información de contacto y adjunte los documentos de seguimiento que se mencionaron durante la reunión.

8.

Envíe el correo electrónico dentro de un período de tiempo razonable después de una reunión. Si prometió enviar documentos importantes inmediatamente después de una reunión, hágalo antes de que finalice el día. Intente enviar correos electrónicos de seguimiento dentro de las 24 horas posteriores a una reunión.

Consejos

• Mantenga los correos electrónicos de seguimiento concisos y relevantes. No es necesario escribir una novela como seguimiento.
• Seguimiento con seguimiento. Responda rápidamente si un participante de la reunión solicita más información o aclaraciones.