Cómo escribir un manual de política de crédito

Una política de crédito es una obligación para todas las empresas que brindan servicios y mercancías a crédito a sus clientes. Una buena política describe los procedimientos para evaluar la solvencia crediticia de un cliente, para otorgar crédito a los clientes que tienen más probabilidades de pagar sus facturas a tiempo y para establecer límites de compra según el historial crediticio y la capacidad de pago de un cliente. Cuando todos los empleados se adhieren a ellos, una política de crédito ayuda a minimizar el riesgo de una empresa de no recibir el efectivo de una venta realizada a crédito.

1.

Explique el propósito de la política de crédito al comienzo del manual. Indique las responsabilidades generales del departamento de crédito, incluido el deber de evaluar la solvencia del cliente y minimizar la pérdida potencial que resulta de extender el crédito a los clientes. Incluya los deberes, las responsabilidades y la autoridad de cada miembro del departamento de crédito y proporcione los nombres de los empleados y la información de contacto.

2.

Incluya los términos del crédito de pago que la compañía extenderá a sus clientes, el número de días desde la fecha de la factura hasta el vencimiento del pago en efectivo. Exprese los términos de crédito como un número. Por ejemplo, si los términos de crédito de una compañía son netos 30 y la factura de un cliente tiene una fecha del 30 de noviembre, el monto total de la factura vence el 30 de diciembre del mismo año.

3.

Esquema de la solicitud de crédito de la empresa y el procedimiento de aprobación. Indique claramente cómo los clientes deben solicitar el crédito y los documentos y referencias que deben proporcionar con la solicitud. Indique los empleados responsables de revisar las aplicaciones del cliente y el proceso utilizado para evaluar la solvencia del cliente y los límites de crédito específicos.

4.

Especifique los procedimientos de la corporación para cobrar en sus facturas pendientes de clientes. Indique claramente la acción de cobro específica que se realiza en relación con la cantidad de días de vencimiento de la factura de un cliente. Por ejemplo, una empresa puede optar por enviar por correo una carta en mora a un cliente con una factura 15 días después de la fecha de vencimiento, pero hacer una llamada de cortesía a un cliente con una factura con un vencimiento de 30 días. Para cuentas más atrasadas, se puede establecer un acuerdo de pago atrasado, se puede emplear una agencia de cobranza para cobrar la deuda o se puede tomar una acción legal.