Buenas preguntas para hacer en una entrevista de asistente ejecutivo

El asistente ejecutivo adecuado puede ser un activo invaluable para un profesional ocupado. Una persona en esta posición generalmente administra un horario, se desempeña como portero por teléfono y en persona y ayuda a administrar juntas y grupos de voluntarios. Un asistente ejecutivo también toma minutos en las reuniones, supervisa la correspondencia corporativa y las presentaciones y se encarga de las tareas administrativas. Encontrar a la persona adecuada para este trabajo es una tarea esencial. Hacer las preguntas correctas durante una entrevista ayudará a determinar si un ejecutivo y su potencial asistente serán una buena opción.

Caracterización de la personalidad

Pregúntele a la candidata al trabajo cómo caracterizaría su personalidad. ¿Es sociable y capaz de asumir responsabilidades y hacerse cargo de las situaciones, o es tímida y reticente? Esta pregunta le ayudará a comprender si el candidato es un candidato que va a estar al tanto de cada situación o si es un individuo tranquilo pero efectivo que es mejor en seguir directivas específicas.

Habilidades de comunicación

Los asistentes ejecutivos tienen que administrar a otras personas en nombre de sus jefes. Esto puede significar rechazar a un empleado enojado, tratar con un cliente airado o presentar una queja de un proveedor. Pregunte a los prospectos de empleo cómo manejan a las personas difíciles. ¿Se enojan ellos mismos, o tienen la capacidad de difundir la situación con calma? Esta pregunta le ayudará a evaluar cómo un potencial asistente ejecutivo interactuará con otros.

Habilidades telefónicas

Los asistentes ejecutivos suelen atender las llamadas telefónicas de sus jefes. Pregunte a los candidatos de empleo qué tan cómodos están con los sistemas de correo de voz y teléfono de varias líneas, configurando llamadas de conferencia y transfiriendo entre departamentos. Esto le dará una mejor comprensión de las habilidades técnicas del candidato.

Organización

Pida a todos los prospectos que definan sus procesos organizativos. ¿Crean listas y trabajan de la prioridad más alta a la más baja? ¿Cómo organizan los sistemas de archivo, los archivos informáticos y el papeleo? Hacer estas preguntas le dará una mejor idea no solo de las habilidades de un candidato potencial para el trabajo, sino también del proceso mental que implica la creación de sus sistemas organizativos.

Conocedor de la computadora

La asistente ejecutiva de hoy debe ser altamente informada en computación para ser efectiva en su rol. En lugar de preguntar a los candidatos si tienen buenas habilidades informáticas, pídales que definan sus conocimientos informáticos específicos, incluidos los sistemas operativos, los programas, las aplicaciones y el conocimiento y el uso de las herramientas de los medios sociales.

Tareas mundanas

Pregunte a los candidatos a los puestos de trabajo cómo se sienten al realizar tareas mundanas. Con frecuencia, a los asistentes ejecutivos se les pide que tomen las órdenes de almuerzo, entreguen café, recojan y devuelvan materiales, seleccionen regalos corporativos, hagan arreglos de viaje y escriban notas de agradecimiento. Pregunte a los posibles candidatos si alguna de estas u otras tareas aplicables son aceptables para ellos como parte de la descripción de su trabajo.

Pasado y presente

Pregunte por qué el entrevistado dejó su trabajo anterior y por qué se siente atraído por el puesto actual. Esto lo ayudará a comprender qué factores lo llevaron a dejar un trabajo anterior, así como a comprender qué le gusta de su empresa.