Cómo escribir una política corporativa de cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar se definen como un activo que refleja un pago futuro. En realidad, una cuenta por cobrar es una deuda. La forma en que su empresa trata con la obligación de la deuda y los términos de la deuda, debe estar claramente escrita en la política de la organización que su personal entiende. Se deben definir ciertos términos como "cancelación" y "colección", por ejemplo. Las técnicas de cobranza y las políticas y procedimientos que se utilizan después de los pagos atrasados ​​también pueden ayudar a las personas en su departamento de cuentas por cobrar a cumplir mejor sus deberes y responsabilidades.

Definiciones de políticas y gestión de cuentas por cobrar

El primer paso para escribir una política de cuentas por cobrar es proporcionar definiciones de todos los términos clave utilizados. Incluya definiciones de cuentas por cobrar, cancelación de cuentas y los diversos tipos de cuentas por cobrar. También es posible que desee incluir información sobre la gestión de los créditos para incluir los procedimientos para registrar, recopilar, mantener, aprobar, ajustar, revisar, remitir o procesar de otro modo un recibo.

Establecimiento de cuentas por cobrar

La siguiente sección que escriba debe proporcionar una base o una guía para el establecimiento de una cuenta por cobrar. Debe explicar cómo el deudor reconoce la cuenta por cobrar y definir su rol al proporcionar los términos y condiciones para el pago en el momento en que se crea la cuenta. Incluya un resumen del proceso de las actividades de cobranza y el período de tiempo entre colocar la cuenta en las cobranzas y remitir la cuenta a una agencia de crédito externa.

Proceso de facturación

Incluya una sección sobre el proceso de facturación y explique cómo los clientes pueden ver su cuenta o acceder a las facturas. Es posible que desee analizar la diferencia entre una factura en papel y una electrónica y el proceso para cambiar a una factura electrónica.

Auditoría del propietario de cuentas vencidas

Desde una perspectiva de auditoría, el propietario del negocio debe revisar todas las cuentas vencidas al menos una vez al año. También se debe proporcionar un calendario para las revisiones de gestión internas de la actividad de las cuentas por cobrar, generalmente mensualmente. Incluya el título de la persona responsable de la revisión.

Política de envejecimiento de la cuenta

La última sección de la política debe definir una cuenta vencida y proporcionar los criterios o bases para cancelar una cuenta vencida y un curso de acción para restablecer la cuenta. La política debe definir el proceso para el envejecimiento de las cuentas. Por ejemplo, debe indicar si las cuentas vencen en incrementos de 30 días o una vez por trimestre.