Cómo escribir una empresa en movimiento Memo

Su empresa se está moviendo, y ahora debe difundir la noticia a sus empleados. Escribir un memo es una buena manera de comunicar este boletín de noticias, siempre y cuando ponga la "cara" correcta en el mensaje. En otras palabras, incluso si se está mudando de cuartos grandes a una suite pequeña, su trabajo es comunicar positividad y optimismo para el futuro. Esto no quiere decir que debas falsificar los hechos; hacerlo podría dañar tu credibilidad. Pero tenga en cuenta que los empleados tienden a leer los documentos de la empresa con mucho cuidado si no los analizan, así que asegúrese de que su nota sea objetiva, informativa y también optimista.

1.

Seleccione una fuente legible y profesional para su nota, como Arial, Verdana o Times New Roman.

2.

Escriba el encabezado de cuatro partes de su nota: "Para:" "De" "Fecha" y "Asunto", cada uno en una línea separada. Como la información contenida allí sin duda afecta a todos los empleados, escriba "Todos los empleados" después de la línea "Para".

3.

Prepárese para escribir, a lo sumo, una nota de cuatro párrafos. Como regla general, los memos no deben tener más de una página. Dedique el primer párrafo a una introducción del tema: el movimiento en sí. Podría decir, por ejemplo: "Como saben, la Compañía ABC ha estado interesada en mudarse a un espacio de oficina más pequeño por algún tiempo, especialmente porque la recesión en la economía nos ha alentado a encontrar una manera de reducir los costos operativos".

4.

Dedique el segundo párrafo a la información sobre la mudanza, anticipándose a los detalles en los que es más probable que los empleados se interesen y aquellos que afectarán más su vida laboral. Podría decir, por ejemplo: “Nos complace informar que hemos encontrado un conjunto de oficinas en 123 Commerce Blvd., ubicado a solo tres cuadras de nuestro edificio. Anticipamos que la mudanza se llevará a cabo en fases, comenzando el 1 de julio. Debe completarse a más tardar el 31 de julio. Actualmente estamos trabajando en serio en un horario de mudanza y le informaremos de inmediato una vez que se finalicen los detalles ".

5.

Invite a los empleados a ver la nueva suite de oficina, si es posible. Este gesto debería hacer mucho para mitigar los temores y la ansiedad natural de las personas sobre el cambio. En el tercer párrafo de la nota, podría decir, por ejemplo: “Mientras tanto, lo alentamos a asistir a una de las celebraciones de puertas abiertas en las nuevas oficinas, que se celebrarán el viernes 22 de junio y el viernes., 29, de 5 a 8 pm Se servirán aperitivos, refrescos, cerveza y vino ".

6.

Cierre la nota con una nota positiva y con miras al futuro, recordando sutilmente a los empleados que este cambio no puede ser negociado: “Nos damos cuenta de que el cambio puede ser difícil y que los empleados han creado adjuntos en su lugar de trabajo. Esto es de esperar. Sin embargo, confiamos en que esta medida de ahorro de costos evitará que tengamos que hacer recortes más serios, como los servicios y la dotación de personal. Es por eso que confío en que este cambio marcará el inicio de un nuevo y dinámico capítulo para la Compañía ABC y garantizará la seguridad a largo plazo de sus empleados dedicados y valiosos ".

7.

Firme sus iniciales después de la línea "De"; Los memos generalmente no contienen una firma completa.

8.

Busque la aprobación de su nota de las autoridades correspondientes. Al menos, pídale a un colega de confianza que revise su nota para ver el contenido, el tono, la ortografía y la gramática.

9.

Distribuye el memo a través de los canales habituales de la empresa. Algunas compañías publican notas en lugares donde los empleados se congregan, como el comedor. Debido a que esta nota contiene información tan importante, es posible que también desee colocar una copia en el buzón de cada empleado o cheque de pago.

Consejos

• Es seguro asumir que su anuncio no será una sorpresa para los empleados. Después de todo, los empleados de muchas compañías son propensos a chismear y difundir información, tanto precisa como inexacta. Esta es otra razón por la que le incumbe a usted dar un giro positivo al anuncio.
• Asegúrese de mantener las promesas que haga en su nota, como mantener a los empleados al tanto de los detalles en movimiento.
• Si su presupuesto lo permite, imprima y distribuya a los empleados las camisetas "ABC Company on the Move". Son buenas relaciones públicas y ayudarán a generar entusiasmo por la mudanza.