Cómo escribir una política de cobro para un consultorio médico

Enviar facturas pendientes de pacientes a agencias de cobro le cuesta tiempo y dinero valiosos. Antes de tomar ese camino, lo mejor es cobrar las deudas en casa. Esto se logra mejor mediante la creación de políticas para que su personal y sus pacientes las sigan incluso antes de que abra su práctica. Si no tiene instrucciones de cobro escritas, cree políticas efectivas para reducir sus pérdidas y genere un proceso de pago sin complicaciones en su práctica.

Crear un plan para cobrar los copagos

Una de las formas más fáciles de cobrar los copagos es exigir el pago completo cuando los pacientes se registran en cada cita. Según la Asociación Médica Americana, las tendencias de los seguros de salud están transfiriendo cada vez más la responsabilidad del pago a los pacientes, y los médicos deben tener en cuenta los cambios en la cobertura a medida que ocurren. En la política, los recepcionistas directos de la recepción deben revisar la tarjeta de identificación de seguro actual de cada paciente para asegurarse de que se cobra el copago adecuado. Coloque un letrero en la recepción que indique que los copagos se deben al momento del check-in.

Insistir en codificadores bien entrenados

Su política de cobro debe incluir instrucciones claras para que el gerente de su oficina verifique las credenciales de los empleados de facturación médica que asignan códigos a las reclamaciones de seguros antes de que se envíen. Es posible que esté perdiendo dinero y recibiendo reembolsos de seguros inexactos e insuficientes debido a una codificación incorrecta. Incluya programas de capacitación obligatorios especificados para su personal de facturación a través de asociaciones médicas, compañías de seguros y otras fuentes de capacitación disponibles. Capacite a todos los empleados de facturación en varios procesos de apelación de seguros y cómo presentar una apelación con precisión.

Decida las formas de pago que aceptará

Un consultorio médico efectivo establece planes con proveedores de tarjetas de crédito para aceptar pagos con tarjetas de débito y crédito en la oficina. Si toma la tarjeta en el check-in para el copago o depende de los pagos por teléfono cuando realiza llamadas de cobro de seguimiento para gastos no reembolsados, la posibilidad de aceptar todo tipo de tarjetas de crédito optimizará sus cobros de manera significativa. Al mismo tiempo, cree procesos para aceptar cheques que incluyan la verificación de la identificación. Incorpore algunas de las prácticas proporcionadas por la Comisión Federal de Comercio para detectar señales de alerta para detectar el fraude o el robo de identidad. Eso podría incluir tarjetas de identificación sospechosas que parezcan alteradas, números de teléfono y direcciones no válidos y cuando una persona no coincida con la descripción en la identificación presentada.

Desarrollar plan para cortar pacientes

Ya sea que vea pacientes sin seguro que pagan en efectivo o les permite a los pacientes con copagos altos llevar un saldo, debe establecer políticas que indiquen al personal a excluir a las personas de los servicios cuando incurren en un saldo inaceptable. Establecer un límite, como $ 100 o $ 250. Cuando un paciente le debe tanto o más, rehúsela a verlo hasta que se pague ese saldo. Indique en la política cuánto le cobrará por los pagos atrasados, las citas perdidas y las tarifas en que incurra si las cuentas se transfieren a una agencia de cobranza.

Elegir empresa de cobro

Finalmente, habrá ocasiones en las que tendrá que recurrir a una agencia de cobranza. Establezca fechas límite en su política de cobranza que definan cuándo entregará las cuentas a una agencia externa para que su personal no tenga que tomar decisiones individuales. Investigue opciones en agencias de cobranza y elija una después de entrevistas cuidadosas. Averigüe si la agencia tiene experiencia en colecciones de atención médica y leyes de privacidad, qué porcentaje cobra por las colecciones, qué tipo de información requiere de usted y qué otros servicios podría proporcionarle. Verifique al menos dos referencias antes de decidir qué agencia utilizará cuando la necesite.