Cómo escribir un informe de evaluación para una organización

Las evaluaciones son un proceso importante para medir y mejorar el rendimiento. Como propietario de una pequeña empresa, sin duda, ha realizado suficientes evaluaciones de usted mismo, de su empresa o de sus empleados, que el proceso se ha convertido en algo casi secundario. Un informe de evaluación es esencialmente una documentación formal del mismo proceso. Si su evaluación es para una organización cliente, solicite a la organización cualquier informe relacionado que se haya realizado en el pasado. Estos informes no solo brindarán información que se debe abordar en la evaluación actual, sino que también puede revisarla para ver cuáles son las expectativas del cliente en cuanto al formato y el grado de detalle.

Preparación

Reúna y revise todos los datos utilizados para realizar la evaluación. Mientras revisa los datos, debe tener una idea de lo que dirá el informe y qué conclusiones se presentarán.

Identificar los actores clave para el informe. Esto incluirá a quienes leerán el informe y tendrán interés en sus hallazgos. Las partes interesadas varían, pero a menudo incluyen los jefes de la organización, clientes, proveedores, patrocinadores financieros y empleados. Debido a que las partes interesadas son su audiencia, tenga en cuenta sus preguntas y preocupaciones al escribir el informe.

Tome notas de las conclusiones que se vuelven evidentes al revisar los datos. A medida que compila los datos y escribe el informe, es normal que surjan nuevas conclusiones. Mantenga una mente abierta y deje que los datos den forma al informe, en lugar de enfatizar los datos que se ajustan a sus propias ideas preconcebidas o los objetivos de los interesados.

Escribir el informe de evaluación

Escriba el encabezado de "Resumen" o "Resumen ejecutivo". Esta es la primera sección de la mayoría de los informes de evaluación, pero generalmente se escribe en último lugar. Use esta sección para resumir los puntos más importantes del informe después de haber completado las otras secciones.

Escriba una sección de "Antecedentes" que detalle las razones por las que se realizó la evaluación. Resalte los hallazgos y las recomendaciones de evaluaciones anteriores que conducen a este informe.

Escriba una sección de "Alcance" que describa lo que se evaluó y las fechas en que se realizó la evaluación.

Escriba una sección de "Revisores" que incluya a las personas y organizaciones que realizaron la evaluación.

Escriba una sección del "Proceso de evaluación" que describa los pasos que se tomaron durante la evaluación y que enumeren las herramientas y los recursos utilizados. Si se realizó más de una evaluación, el proceso para cada una debe describirse por separado.

Escriba una sección de "Evaluación" para cada evaluación realizada. Estos pueden ser diferentes tipos de evaluaciones sobre el mismo tema o diferentes temas evaluados. Por ejemplo, una persona puede haber realizado entrevistas telefónicas y se puede haber analizado un sitio web. Aparte del Apéndice, las secciones de Evaluación suelen ser las más largas y detalladas.

Escriba una sección de "Recomendaciones", enumerando las recomendaciones de cada evaluación. Si bien cada evaluación puede tener su propia lista de recomendaciones, resuma las recomendaciones más importantes en una lista sucinta que todas las partes interesadas puedan leer y entender fácilmente.

Escriba una sección de "Referencias" si es necesario, citando los recursos de terceros utilizados para realizar la evaluación. Esto podría incluir políticas de la organización, declaraciones de misión o documentos de la industria sobre las mejores prácticas.

Escriba una sección de "Apéndice" si es necesario que incluya los datos recopilados mientras se realiza la evaluación. A menudo, esto puede ser uno o más documentos separados, incluidas hojas de cálculo u otros datos.

Revise todo el documento y finalice la sección Resumen. Entregue un borrador a cada revisor para asegurarse de que sus hallazgos estén correctamente documentados antes de imprimir una versión final del informe.

Propina

• Si bien las secciones recomendadas en este artículo son útiles para la mayoría de los informes de evaluación, tenga en cuenta que su informe puede requerir diferentes secciones según la naturaleza del informe en sí.