Reglas GAAP para la deuda mala

Cuando tiene un negocio, le gustaría pensar que cada cliente que le debe dinero pagará la totalidad. Sin embargo, en realidad, es probable que un cierto porcentaje de clientes incumpla sus obligaciones. Al reconocer esto, las normas de contabilidad financiera conocidas como GAAP (principios de contabilidad generalmente aceptados) incluyen procedimientos para estimar, informar y eventualmente cancelar las deudas incobrables.

Cuentas por cobrar

Cuando los clientes le deben dinero a su empresa, esa deuda se incluye en su balance como un activo, llamado cuentas por cobrar, o "A / R". Conforme a los GAAP, debe evaluar sus cuentas por cobrar pendientes de vez en cuando, por ejemplo, una vez al año o una vez por trimestre, y elaborar una estimación de cuánto del total cree que probablemente no podrá cobrar. Las empresas hacen su estimación en base a la experiencia pasada.

Gastos por créditos fallidos

Según los GAAP, cuando realiza ventas a los clientes, reconoce inmediatamente los ingresos en su estado de resultados, incluso cuando los clientes no pagan de inmediato. Cuando no puede cobrar en las cuentas de los clientes, tiene que reportar un gasto para compensar los ingresos que reportó al momento de la venta. Esto se conoce como un "gasto de deuda incobrable". Pero aquí es donde se complica: no espere a que las cuentas se deterioren antes de informar un gasto. Más bien, informa un gasto basado en el estimado al que llegó cuando analizó sus cuentas por cobrar. Digamos que tiene $ 50, 000 en A / R, y su análisis sugiere que $ 1, 500 no serán cobrables. Los GAAP requieren que informe de $ 1, 500 de gastos de deudas incobrables inmediatamente. No sabe qué cuentas en particular irán mal, pero sabe que algunas lo harán, y GAAP insiste en que sus estados financieros reflejan eso.

Estimación para cuentas de cobro dudoso

Junto con las cuentas por cobrar en los libros de una compañía típica, se encuentra una cuenta especial denominada "previsión para cuentas de cobro dudoso" o "previsión para cuentas incobrables". Este es un "activo contra", lo que significa que compensa el saldo en otra cuenta de activos, en este caso A / R. La cantidad que usted reporta como un gasto de deuda incobrable se incluye en esta asignación. Continuando con el ejemplo, tendría un saldo de cuentas por cobrar de $ 50, 000 con una asignación de $ 1, 500. Según los PCGA, su balance general debe informar la A / R "neta de asignación". Por lo tanto, su balance general mostraría cuentas por cobrar netas de $ 48, 500.

Cancelaciones

En algún momento, usted considerará que una cuenta es incobrable. Cuando eso sucede, usted "cancela" la cuenta. Digamos que usted decide que una deuda específica de $ 100 es incobrable. Primero, usted reduce sus cuentas por cobrar en $ 100. También disminuye la provisión para cuentas dudosas en $ 100. Entonces, en el ejemplo, el saldo de sus cuentas por cobrar se reduciría a $ 49, 900, mientras que la provisión se reduciría a $ 1, 400. Sin embargo, tenga en cuenta que sus cuentas por cobrar netas siguen siendo las mismas: $ 49, 900 - $ 1, 400 = $ 48, 500. Esta cancelación tiene lugar solo en el balance. Ya ha informado el gasto de la deuda incobrable, por lo que no hay impacto en el estado de resultados.

Ajustes

Si aún queda dinero "sobrante" en la asignación para cuentas de cobro dudoso la próxima vez que revise A / R, es posible que pueda reportar un menor gasto por deudas incobrables. Por ejemplo, digamos que al subsidio le quedan $ 500 cuando realiza su revisión regular. Si determina que $ 1, 300 de sus cuentas son incobrables, solo necesita reportar un gasto de deuda incobrable de $ 800, lo que hace que la cantidad de respaldo se restablezca hasta los $ 1, 300 necesarios. Por otro lado, si su asignación se agota más rápido de lo esperado entre revisiones y necesita cancelar más deudas incobrables, deberá reponer la asignación tomando un gasto adicional de deudas incobrables inmediatamente.