Cómo averiguar qué se va a subestimar o sobrestimar en contabilidad

Su contabilidad puede ir al hilo de muchas maneras diferentes. Cada vez que realice cambios, nuevos métodos de contabilidad, nuevo software, puede terminar accidentalmente equivocando los ingresos o gastos. Cuando realiza estimaciones, puede conducir fácilmente a ingresos exagerados o subestimados. Si en algún momento los miembros de su personal comienzan a saltearse las precauciones básicas, también existe la posibilidad de problemas. Sus estados financieros para un período determinado tienen que ser precisos, por lo que la captura de errores es una necesidad.

Haciendo estimaciones

Las estimaciones, por su naturaleza, tienden a exagerar o subestimar el desempeño futuro de su compañía. Las declaraciones de ingresos tienen que estimar las posibles pérdidas de ingresos de las devoluciones de ventas y de los clientes que no pagan sus cuentas. Si sobreestima sus pérdidas, el ingreso de su compañía se ve peor de lo que realmente es. La subestimación tiene el efecto contrario.

La mejor manera de evitar errores es seguir los principios de contabilidad estándar. Supongamos que usted sabe que alrededor del 10 por ciento de las cuentas por cobrar no se pagan cada trimestre. Es seguro usar eso como una asignación de deudas incobrables, y luego corregir sus estados financieros si está equivocado. Si, en cambio, establece una asignación de deuda incobrable del 1 por ciento sabiendo que era una subestimación, podría terminar en problemas por reportar información falsa.

Seguir el procedimiento

Incluso en la era digital, los errores contables ocurren porque las personas no escriben las cosas. Si usa el efectivo para pagar gastos de trabajo pequeños (papel de fotocopiadora, peajes de carreteras, almuerzo para empleados con exceso de trabajo), puede que no valga la pena ingresar estas facturas individuales. Con el tiempo, se pueden sumar: un total de $ 10 por semana no registrado es una sobrestimación de $ 520 para el final del año. O suponga que un cliente deja un cheque cuando se dirige a la puerta. Puede depositarlo en el banco y olvidarse de ingresar el pago, por lo que sus registros subestiman el efectivo disponible.

Capacitar a todos para registrar las transacciones rápidamente puede reducir errores. Los pasos simples, como la conciliación de su extracto bancario, deberían detectar más errores.

Hacer cambios con cuidado

Cada vez que cambias tus métodos de contabilidad, hay una posibilidad de error. Supongamos que comienza su negocio utilizando la contabilidad de efectivo y luego cambia al método de acumulación. Bajo la contabilidad de acumulación, usted no espera el pago; usted ingresa el ingreso tan pronto como lo haya ganado. Eso cambia no solo cuando informa los ingresos, sino también cómo los registra en sus libros de contabilidad. Es fácil que las cosas salgan mal.

Algunas compañías usan más de un sistema de software, por ejemplo, usando diferentes programas para cuentas por pagar y efectivo. Es fácil para un sistema perder la noción de cuánto adeuda la compañía u otro sobreestimar el efectivo disponible. La conciliación de la información en los dos sistemas es importante para la salud de su empresa y para tener información precisa disponible.